KI im Unternehmen einführen: Datenschutz-Checkliste in zehn Schritten

Was braucht ein Unternehmen, um KI datenschutzgerecht einzuführen?

Es braucht zehn Dinge in sinnvoller Reihenfolge, die jeweils eine Person verantwortet und die ein Dokument oder eine Einstellung als Ergebnis haben. Die Reihenfolge ist eine praktische Empfehlung, keine gesetzliche Vorgabe. Die Datenschutzkonferenz (DSK) verlangt für jeden Verarbeitungsschritt mit personenbezogenen Daten in einer KI-Anwendung eine Rechtsgrundlage^[1]. Daraus folgt der Ablauf unten.

Der Bedarf ist real: Laut Bitkom nutzen 57 Prozent der befragten Unternehmen mit mindestens 20 Beschäftigten KI (Befragung 2026, 603 Unternehmen). Unter den Nutzern nennen 66 Prozent Datenschutzanforderungen als Hemmnis^[11]. In der Bitkom-Befragung von 2025 bieten 43 Prozent der Unternehmen keine KI-Schulungen an^[12]. Wer nichts regelt, überlässt die Entscheidung den Beschäftigten: Ohne klare Vorgaben nutzen sie KI laut DSK „eigenmächtig“^[1].

Die zehn Schritte im Überblick

Die Tabelle zeigt, wer was liefert. Die Abschnitte danach erklären jeden Schritt kurz und verweisen auf die Vertiefung.

Wie erfasse ich, welche KI schon genutzt wird?

Fragen Sie zuerst, statt zu verbieten. Schritt 1 ist eine ehrliche Bestandsaufnahme: welche Dienste, welche Konten, für welche Aufgaben. Die Bitkom-Erhebung von 2025 ergab, dass 8 Prozent der Unternehmen privaten Zugang zu generativer KI als weit verbreitet beschreiben und weitere 17 Prozent von Einzelfällen wissen^[12]. Mehr zum Umgang damit steht im Leitfaden zu Schatten-KI.

Schritt 2 legt Datenklassen fest. Eine einfache Einteilung: Daten ohne Personen- und Geheimnisbezug, Daten mit Personenbezug, besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO sowie Daten unter Berufsgeheimnis. Zu jeder Klasse notieren Sie, was in welchen Tarif darf. Eine ausgearbeitete Matrix finden Sie in Kundendaten in ChatGPT eingeben.

Welchen Tarif und welchen Vertrag brauche ich?

Für Schritt 3 gilt: Beschäftigte sollten Firmenkonten und Firmengeräte erhalten. Die DSK sagt, Arbeitgeber sollten diese bereitstellen, damit niemand private Konten nutzen muss; Kontonamen sollen keine Personennamen enthalten^[1]. Der Hamburger Datenschutzbeauftragte rät zu Geschäftskonten ohne private Nutzung und mit starker Authentifizierung^[2]. Prüfen Sie außerdem, ob Eingaben zum Training verwendet werden und ob es ein Opt-out gibt. Anwendungen ohne Training mit Eingaben nennt die DSK „vorzugswürdig“^[1].

Welche Tarife das leisten, unterscheidet sich je Anbieter und ändert sich oft. Für ChatGPT finden Sie die Tabelle im Leitfaden ChatGPT DSGVO-konform nutzen. Einen Anbietervergleich enthält ChatGPT, Copilot, Claude, Gemini im Vergleich; Einzelheiten zu Microsoft Copilot, Claude und Google Gemini stehen in eigenen Leitfäden, ebenso die Frage, was europäische Anbieter und lokale Modelle ändern.

Schritt 4 ist der Vertrag. Wer einen Anbieter in seinem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten lässt, braucht einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO, und der Verantwortliche darf nur Auftragsverarbeiter wählen, die ausreichende Zusagen zu geeigneten Maßnahmen geben^[4]. Was im AVV stehen sollte und was er nicht abdeckt, erklärt der Leitfaden AVV für ChatGPT und andere KI-Tools. Sitzt der Anbieter in den USA, kommt die Frage des Drittlandtransfers hinzu; die Lage dazu steht im ChatGPT-Leitfaden.

Reicht der AVV schon aus?

Nein. Der Vertrag regelt das Verhältnis zum Anbieter, ersetzt aber keine Rechtsgrundlage. Der LfDI Baden-Württemberg beschreibt ein „Doppeltürmodell“: Anbieter und Nutzer brauchen jeweils eine eigene Rechtsgrundlage. Auch gilt dort, dass Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO Daten Dritter, die in Prompts eingegeben werden, in der Regel nicht abdeckt^[3]. Das ist die Sicht einer Aufsichtsbehörde, keine höchstrichterliche Linie. Für Schritt 5 legen Sie deshalb je Zweck fest, worauf Sie sich stützen, etwa ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dokumentierter Abwägung; Vertragserfüllung deckt nach Sicht des LfDI Daten Dritter in der Regel nicht ab.

Dazu kommt die Information der Betroffenen. Art. 14 DSGVO verlangt, Empfänger oder Kategorien von Empfängern zu nennen, bei nicht beim Betroffenen erhobenen Daten spätestens innerhalb eines Monats, früher bei der ersten Kontaktaufnahme oder der ersten Offenlegung an einen anderen Empfänger^[14]. Prüfen Sie Ihre Datenschutzhinweise und Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO^[6].

Wann ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig?

Immer dann, wenn eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für Betroffene hat, besonders bei neuen Technologien (Art. 35 DSGVO). Pflichtfälle nennt Art. 35 Abs. 3, darunter umfangreiche Verarbeitung besonderer Datenkategorien^[5]. Die DSK hält eine DSFA beim KI-Einsatz für vielfach erforderlich^[1]. Schritt 6 besteht deshalb aus einer dokumentierten Schwellwertprüfung je Anwendungsfall, auch wenn das Ergebnis „keine DSFA“ lautet. Aufbau und Beispielformulierungen finden Sie im Leitfaden zur DSFA für KI-Tools.

Muss der Betriebsrat beteiligt werden?

Eine Unterrichtung ist gesetzlich vorgesehen. Nach § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG unterrichtet der Arbeitgeber den Betriebsrat über die Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen „einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz“^[8]. Mitbestimmung kommt nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei technischen Einrichtungen in Betracht, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen^[7]. Ob ein Chatbot darunter fällt, ist im Einzelfall zu klären. Die DSK empfiehlt, eine Dienst- oder Betriebsvereinbarung in Betracht zu ziehen^[1]. Planen Sie Schritt 7 deshalb vor dem Start ein, nicht danach.

Welche Regeln gehören in die KI-Richtlinie, und was verlangt die KI-Verordnung?

Die Richtlinie (Schritt 8) nennt erlaubte Tools, erlaubte und verbotene Datenarten mit Beispielen, die Pflicht zur Prüfung der Ergebnisse und eine Ansprechperson. Die DSK empfiehlt dokumentierte Anweisungen mit erlaubten und verbotenen Beispielen^[1]. Ein Muster zum Kopieren steht in KI-Richtlinie für Unternehmen: Muster.

Für Schritt 9 ist die KI-Verordnung (AI Act) maßgeblich, kurz KI-VO. Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen nach Art. 4 Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten und anderer Personen, die in ihrem Auftrag mit KI arbeiten, zu fördern. Das gilt seit dem 2. Februar 2025^[9]. Die Änderungsverordnung (EU) 2026/1744 hat die frühere Pflicht, ein ausreichendes Kompetenzniveau „sicherzustellen“, zur Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen, abgeschwächt^[10]. Die Pflicht besteht weiter. Einzelheiten stehen in KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO.

Quelle der Termine ist die Zeitleiste der EU-Kommission^[9]. Für normale interne Chatbot-Nutzung richten sich die Transparenzpflichten nach Art. 50 KI-VO zu großen Teilen an die Anbieter^[16]. Anders kann es werden, wenn Sie Chatbots für Bewerberauswahl oder Leistungsbewertung einsetzen; das kann in den Hochrisiko-Bereich nach Anhang III fallen^[17]. Einen Überblick gibt KI-Verordnung: Pflichten für Unternehmen, zum Recruiting KI im Recruiting.

Wo landen die Daten, und was davon können Sie kontrollieren?

Nach dem Absenden sehen Sie nicht, wo ein Prompt oder eine Datei beim Anbieter verarbeitet, kopiert oder gespeichert wird. Was Sie haben, sind Vertrag und Anbieterdokumentation, und die beschreiben Grenzen: OpenAIs Datenresidenz betrifft gespeicherte Inhalte berechtigter Kunden, nicht jeden Verarbeitungsschritt^[19], und Microsofts EU Data Boundary gilt nicht für Web-Suchanfragen und derzeit nicht für Anthropic-Modelle in Copilot^[20]. Ein Auftragsverarbeiter darf zudem unter Bedingungen weitere einsetzen (Art. 28 Abs. 2 und 4 DSGVO)^[4]; Sie haben es mit einer Kette zu tun. Gesendetes lässt sich nicht zurückholen. Planen Sie deshalb Schritt 4 als Prüfung von Zusagen und halten Sie fest, worauf sie beruhen.

Die Stelle, die Ihr Unternehmen mit eigenen Mitteln steuert, liegt davor: weniger senden, identifizierende Angaben weglassen oder pseudonymisieren (Datenminimierung, Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO^[21]). Das verringert, was offenliegt; Vertrag, Rechtsgrundlage und menschliche Kontrolle ersetzt es nicht. Ainym ist eine Browser-Erweiterung in geschlossener Beta, die personenbezogene Daten auf Ihrem Gerät erkennt; Sie bestätigen jeden Treffer vor dem Senden. Den Hintergrund erklärt Wo landen Ihre Daten bei KI-Anbietern, und was können Sie kontrollieren?

Welche technischen Leitplanken helfen?

Schritt 10 übersetzt die Regeln in Einstellungen und Gewohnheiten. Die DSK rät, Konten so einzustellen, dass Eingaben nicht für Training verwendet werden und kein Verlauf über die Sitzung hinaus gespeichert wird^[1]. Der Hamburger Datenschutzbeauftragte nennt außerdem Training-Opt-out, ausgeschalteten Chatverlauf bei geteilten Konten, Prüfung der Ergebnisse und Entscheidung durch Menschen^[2].

Was gar nicht erst beim Anbieter ankommt, kann dort auch nicht offengelegt werden. Pseudonymisierung bedeutet nach Art. 4 Nr. 5 DSGVO, Daten so zu verarbeiten, dass sie ohne zusätzliche, getrennt aufbewahrte Informationen keiner Person mehr zugeordnet werden können^[13]. Pseudonymisierte Daten bleiben für den, der den Schlüssel hat, personenbezogen. Das Entfernen von Namen allein reicht nach der DSK regelmäßig nicht, weil der Kontext Personen erkennbar machen kann^[1]. Wie es Schritt für Schritt geht, steht in Daten für ChatGPT pseudonymisieren; den Unterschied zur Anonymisierung erklärt Pseudonymisierung und Anonymisierung, Ansätze im Vergleich zeigt Tools zum Pseudonymisieren. Kein automatisches Verfahren findet alles; eine Sichtkontrolle durch Menschen vor dem Absenden bleibt nötig.

Für Berufsgeheimnisträger gilt eine zusätzliche Ebene: § 203 StGB stellt die unbefugte Offenbarung fremder Geheimnisse unter Strafe^[18]. Das behandeln die Leitfäden KI in der Kanzlei, KI in der Steuerkanzlei und KI in der Arztpraxis.

Ändert sich die DSGVO durch das Digital-Omnibus-Paket?

Bisher nicht. Der Teil des Digital Omnibus, der die DSGVO ändern würde, ist nicht verabschiedet. Die Kommission hatte am 19. November 2025 vorgeschlagen, den Begriff „personenbezogene Daten“ relativ zu fassen. Nach Berichten von Kanzleien lehnt der Rat diese Änderung in seinem Mandat vom 21. Oktober 2026 ab, das Europäische Parlament hat noch keine Position, mit einem Abschluss ist nicht vor 2027 zu rechnen^[15]. Planen Sie deshalb mit der geltenden Fassung. Der Teil des Pakets zur KI-Verordnung ist dagegen seit dem 27. Juli 2026 in Kraft^[10]; ältere Beiträge, die für Hochrisiko-Systeme noch „August 2026“ nennen, sind überholt.

Checkliste zum Abhaken

Nächster praktischer Schritt: Fangen Sie mit der Bestandsaufnahme an und prüfen Sie parallel, was Ihre häufigsten Aufgaben an Daten enthalten. Erst danach lohnt es sich, Tarife zu vergleichen. Begriffe zum Nachschlagen stehen im Glossar.

Für einzelne Situationen gibt es eigene Leitfäden: KI und Betriebsrat, KI in der Personalabteilung, KI im Kundenservice, KI-Protokolle von Besprechungen, Verträge mit KI prüfen und, falls doch etwas schiefgeht, personenbezogene Daten versehentlich eingegeben.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Er ersetzt nicht die Prüfung Ihres Einzelfalls durch Ihre Datenschutzbeauftragte, Ihren Datenschutzbeauftragten oder eine Rechtsberatung. Stand: 13. November 2026.