Daten für ChatGPT pseudonymisieren: Schritt für Schritt mit Beispiel

Was bedeutet „pseudonymisieren“ vor einem KI-Prompt?

Sie ersetzen jede Angabe, die auf eine bestimmte Person zeigt, durch einen Platzhalter und halten die Zuordnung getrennt vor. Die Datenschutz-Grundverordnung beschreibt das als Verarbeitung, bei der Daten ohne zusätzliche, getrennt aufbewahrte Informationen keiner betroffenen Person mehr zugeordnet werden können (Art. 4 Nr. 5 DSGVO).^[1] Für einen Prompt heißt das: Der Text, der den Rechner verlässt, enthält „[PERSON_1]“ statt eines Namens. Die Liste, wer „[PERSON_1]“ ist, bleibt bei Ihnen.

Warum der Aufwand? Der Grundsatz der Datenminimierung verlangt, dass nur Daten verarbeitet werden, die für den Zweck erforderlich sind (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO).^[6] Für die meisten Aufgaben, etwa eine Antwort formulieren oder einen Vertrag zusammenfassen, braucht die KI den Namen nicht. Die Hamburger Datenschutzbehörde rät deshalb, personenbezogene Daten nicht einzugeben, wenn der Anbieter Eingaben für eigene Zwecke nutzen darf.^[4] Welche Tarife das betrifft, steht im Ratgeber ChatGPT im Unternehmen datenschutzgerecht nutzen.

Wo landen die Daten nach dem Absenden, und was können Sie kontrollieren?

Das ist der Grund für den Aufwand. Nach dem Absenden sehen Sie nicht, wo ein Prompt verarbeitet, kopiert oder gespeichert wird; Sie haben nur die Angaben des Anbieters, und die haben dokumentierte Grenzen. Bei ChatGPT-Verbrauchertarifen kann eine Daumen-Bewertung die ganze Unterhaltung ins Training bringen, und das Abschalten der Datenfreigabe löscht gespeicherte Chats nicht^[8]. Bei Claude speichert eine Daumen-Bewertung die Unterhaltung bis zu fünf Jahre^[9]. Ein Auftragsverarbeiter darf zudem unter Bedingungen weitere einsetzen (Art. 28 Abs. 2 und 4 DSGVO)^[7]. Gesendetes lässt sich nicht zurückholen; Einstellungen und Löschungen wirken nur auf die Zukunft.

Was Ihr Unternehmen mit eigenen Mitteln steuert, ist der Text vor dem Senden. Was nicht darin steht, kann nirgends landen. Pseudonymisieren verringert, was offenliegt; Vertrag, Rechtsgrundlage und die Sichtprüfung ersetzt es nicht, und kein Verfahren findet alles. Den größeren Zusammenhang erklärt Wo landen Ihre Daten bei KI-Anbietern, und was können Sie kontrollieren?

Wie pseudonymisiere ich einen Prompt in sechs Schritten?

Die Methode funktioniert von Hand mit einem Texteditor. Der Aufwand lohnt sich bei kurzen Texten; bei vielen oder langen Dokumenten ist sie fehleranfällig. Zu Werkzeugen siehe den Vergleich der Ansätze.

1. Zweck klären. Was soll die KI tun? Notieren Sie, welche Angaben dafür wirklich nötig sind. Alles andere streichen Sie, statt es zu ersetzen.
2. Alles Identifizierende markieren. Gehen Sie den Text mit der Tabelle unten durch: direkte Kennungen und Quasi-Identifikatoren.
3. Platzhalter vergeben. Pro Person, Organisation und Kennung ein eigener, überall gleicher Platzhalter mit Nummer. Dieselbe Person bekommt im ganzen Text denselben Platzhalter, sonst bricht der Zusammenhang.
4. Zuordnungstabelle lokal speichern. Platzhalter und Klartext in einer Datei, die nicht in den Chat gelangt, am besten in einem Ordner mit eingeschränktem Zugriff. Sie ist der „Schlüssel“.
5. Prüfen und senden. Lesen Sie den ersetzten Text einmal vollständig und mit der Prüfliste unten. Nutzen Sie die Suchfunktion Ihres Editors nach Namensteilen, Ortsnamen und Zahlen.
6. Antwort zurücktauschen. Ersetzen Sie in der Antwort jeden Platzhalter durch den Klartext und lesen Sie das Ergebnis, bevor Sie es weitergeben.

Wie sieht das an einem Beispiel aus?

Das Beispiel ist erfunden. Eine Sachbearbeiterin will eine höfliche Antwort auf eine Reklamation formulieren lassen.

1. Original-Prompt (so senden Sie ihn nicht)

Schreibe eine freundliche Antwort an Hanna Lenz (hanna.lenz@example.com). Sie ist seit 2019 Leiterin Konzernrevision bei der Brandt Antriebstechnik GmbH in Wuppertal und hat am 14. März 2026 die Rechnung RE-2026-0417 über 48.350,00 EUR reklamiert, weil zwei Lieferungen fehlen. Die Gutschrift geht auf das Konto DE89 3704 0044 0532 0130 00. Unterschrift: Tobias Feld, Kundenservice.

2. Pseudonymisierter Prompt (so senden Sie ihn)

Schreibe eine freundliche Antwort an [PERSON_1] ([E-MAIL_1]). Sie leitet eine Fachabteilung bei [FIRMA_1] und hat Mitte [MONAT_1] eine Rechnung ([RECHNUNG_1]) über einen fünfstelligen Betrag reklamiert, weil zwei Lieferungen fehlen. Die Gutschrift geht auf das Konto [IBAN_1]. Unterschrift: [PERSON_2], Kundenservice.

Beachten Sie, was gestrichen oder gröber gefasst wurde: Der Ort fehlt, die Funktion ist allgemeiner, das Datum ist ein Monat, der Betrag eine Größenordnung. Die KI kann die Antwort trotzdem schreiben.

3. Antwort der KI, zurückgetauscht

Antwort der KI (mit Platzhaltern): „Sehr geehrte [PERSON_1], vielen Dank für Ihre Nachricht zu [RECHNUNG_1]. Wir bedauern, dass zwei Lieferungen fehlen, und veranlassen die Gutschrift auf das Konto [IBAN_1]. Mit freundlichen Grüßen, [PERSON_2]“

Nach dem Zurücktauschen: „Sehr geehrte Frau Lenz, vielen Dank für Ihre Nachricht zu RE-2026-0417. Wir bedauern, dass zwei Lieferungen fehlen, und veranlassen die Gutschrift auf das Konto DE89 3704 0044 0532 0130 00. Mit freundlichen Grüßen, Tobias Feld“

Achten Sie beim Zurücktauschen auf Anrede und Grammatik: Ein Platzhalter weiß nichts von Geschlecht und Fall. „Frau“ und die Anrede ergänzen Sie selbst.

Warum reicht es oft nicht, nur Namen zu ersetzen?

Weil Kombinationen von Angaben eine Person erkennbar machen, auch ohne Namen. Die Datenschutzkonferenz hält fest, dass das Entfernen von Namen und Adressen regelmäßig nicht ausreicht, weil der Kontext die Person weiterhin erkennbar machen kann.^[3] Auch die Hamburger Behörde weist darauf hin, dass das Weglassen von Namen nicht in jedem Fall genügt.^[4] Maßstab ist, ob eine Person mit den Mitteln identifizierbar ist, die vernünftigerweise eingesetzt werden könnten.^[2]

Solche Quasi-Identifikatoren fallen im Alltag besonders oft durch:

Welche Prüfliste nutze ich vor dem Senden?

Die Bundessteuerberaterkammer rät für ihren Berufsstand: Liegt keine vorherige Einwilligung des Mandanten vor, sollen Daten anonymisiert oder pseudonymisiert werden, und auf keiner Seite eines hochgeladenen Dokuments darf noch Name, Anschrift oder Steuernummer erscheinen.^[5] Als Orientierung taugt das für jede Datei.

Platzhalter oder realistische Ersatznamen: was ist besser?

Beides funktioniert, mit unterschiedlichen Nachteilen. Eckige Platzhalter wie „[PERSON_1]“ sind eindeutig, sie lassen sich beim Zurücktauschen leicht finden und niemand hält sie für echte Namen. Die KI behandelt sie aber manchmal wie Fremdkörper: Sie lässt sie weg, setzt sie in den Plural oder beugt sie nicht. Erfundene, realistische Namen („Maria Kessler“ statt „[PERSON_1]“) lesen sich natürlicher und lassen die Grammatik stimmen. Dafür müssen Sie sicherstellen, dass der Ersatzname nicht zufällig der Name einer echten Person aus Ihrem Umfeld ist, und die Zuordnung noch sorgfältiger führen.

Für Handarbeit empfehlen sich Platzhalter. Wählen Sie Bezeichnungen, die die Rolle erkennen lassen (PERSON, FIRMA, IBAN), damit die KI weiß, womit sie arbeitet, und nummerieren Sie sie durch. Schreiben Sie in die Aufgabe einen Satz wie „Die Platzhalter in eckigen Klammern bitte unverändert übernehmen“. Das senkt die Zahl der Ausfälle, verhindert sie aber nicht.

Worauf achten Sie bei der zurückgetauschten Antwort?

Die Antwort ist nicht automatisch richtig, nur weil sie sauber aussieht. Prüfen Sie drei Dinge, bevor Sie sie verwenden:

• Fehlende oder veränderte Platzhalter. Suchen Sie nach eckigen Klammern. Findet sich ein Platzhalter nicht mehr oder in anderer Schreibweise, wurde er verändert, und der automatische Austausch greift nicht.
• Neu erfundene Angaben. Sprachmodelle ergänzen gern Details. Eine erfundene Frist oder ein erfundener Name wird nach dem Zurücktauschen wie eine echte Angabe aussehen.
• Passende Anrede. Geschlecht, Titel und Fall ergänzen Sie selbst.

Bei Dateien, die die KI zurückgibt (Word, PDF, Tabellen), gilt dasselbe, nur schwerer: Platzhalter können in Kopfzeilen, Tabellenzellen oder Textfeldern stecken und beim Austausch übersehen werden. Öffnen Sie die fertige Datei und suchen Sie nach Resten.

Welche Grenzen hat das Verfahren?

Wie geht es weiter?

Üben Sie die Methode zunächst an zehn erfundenen Texten und lassen Sie eine zweite Person gegenlesen. Wenn Sie es häufiger brauchen, hilft ein Werkzeug, das Treffer anzeigt und jede Ersetzung von Ihnen bestätigen lässt. Welche Ansätze es gibt und wie Sie sie prüfen, steht im Vergleich der Ansätze. Ainym ist eine Browser-Erweiterung in geschlossener Beta mit Pilotteams, die personenbezogene Angaben auf dem eigenen Gerät erkennt und Treffer vor dem Senden zur Bestätigung anzeigt. Für Dateien beachten Sie außerdem den Ratgeber PDF anonymisieren und schwärzen.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Er ersetzt nicht die Prüfung Ihres Einzelfalls durch Ihre Datenschutzbeauftragte, Ihren Datenschutzbeauftragten oder eine Rechtsberatung. Stand: 13. November 2026.