KI-Verordnung: Welche Pflichten haben Unternehmen, die KI nur einsetzen?

Stand: 13. November 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Die Fristen haben sich 2026 geändert; ältere Beiträge mit „August 2026“ für Hochrisiko-Pflichten sind überholt.

Welche Rolle haben Sie nach der KI-Verordnung?

Die KI-Verordnung (AI Act, im Folgenden KI-VO) unterscheidet unter anderem Anbieter und Betreiber. Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, außer bei persönlicher, nicht beruflicher Tätigkeit.^[4] Ein Unternehmen, das ChatGPT, Claude, Gemini oder Copilot für die Arbeit einsetzt, ist in der Regel Betreiber. Anbieter ist das Unternehmen hinter dem System. Viele Pflichten der KI-VO treffen Anbieter; die Betreiberpflichten sind beim normalen Einsatz von Chat-Assistenten überschaubar.

Wer ein Tool so verändert oder unter eigenem Namen anbietet, dass er selbst zum Anbieter wird, hat weitergehende Pflichten. Das ist für die Nutzung von Chat-Assistenten im Büro nicht der Normalfall und nicht Gegenstand dieses Beitrags.

Wann gilt was? Die Fristen nach dem Digital Omnibus

Die Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026 („Digital Omnibus on AI“) ändert die KI-VO. Sie wurde am 24. Juli 2026 im Amtsblatt veröffentlicht und ist am 27. Juli 2026 in Kraft getreten.^[3] Den Titel und den Text der Verordnung finden Sie auf EUR-Lex.^[2] Die folgende Tabelle gibt die Anwendungstermine nach der Seite der Europäischen Kommission wieder.^[1]

Die Übergangsfrist bis zum 2. Dezember 2026 für Art. 50 Abs. 2 und die neuen Verbote stützt sich auf Zusammenfassungen des Gesetzgebungsverfahrens, die wir als Sekundärquellen nennen.^[9][10] Prüfen Sie diese Angaben im Amtsblatt-Text, wenn sie für Sie wichtig sind.

Was gilt beim normalen Einsatz von Chat-Assistenten?

Art. 4: KI-Kompetenz

Nach Art. 4 in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744 müssen Betreiber Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten und anderer für sie tätiger Personen zu fördern.^[2] Früher hieß es, ein ausreichendes Maß sei sicherzustellen; die Änderung macht daraus eine Pflicht zu Maßnahmen. Die Pflicht besteht seit dem 2. Februar 2025 und trifft jeden Betreiber, in der Fassung als „Maßnahmen ergreifen“ nach der Änderungsverordnung. Was als Nachweis taugt, schreibt das Gesetz nicht vor; Teilnahmelisten und ein Schulungsplan nach Rollen sind eine praktische Empfehlung. Einzelheiten, Nachweise und einen Schulungsplan finden Sie im Beitrag KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO.

Art. 50: Transparenz

Art. 50 gilt seit dem 2. August 2026. Seine Absätze 1 und 2 richten sich an Anbieter: Nutzende müssen informiert werden, dass sie mit einer KI interagieren, und synthetische Inhalte müssen maschinenlesbar markiert sein.^[5] Betreiber treffen Absatz 3 (Information der Personen, die einem System zur Emotionserkennung oder biometrischen Kategorisierung ausgesetzt sind) und Absatz 4: Betreiber eines KI-Systems, das Deepfakes erzeugt oder manipuliert, müssen offenlegen, dass die Inhalte künstlich erzeugt oder manipuliert wurden; wer KI-generierte Texte veröffentlicht, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren, muss das offenlegen, außer es gab eine menschliche Prüfung mit redaktioneller Verantwortung.^[5] Bei der rein internen Nutzung eines Chat-Assistenten durch Beschäftigte liegen die Pflichten nach Art. 50 überwiegend beim Anbieter. Anders ist es, wenn Ihr Unternehmen etwa Pressetexte oder Posts veröffentlicht, die ein Modell ohne redaktionelle Prüfung erzeugt hat.

Was nicht automatisch gilt

Ein allgemeiner Chat-Assistent ist für sich genommen kein Hochrisiko-System. Hochrisiko-Systeme sind die in Anhang I und Anhang III genannten Anwendungen. Dass ein Tool theoretisch für solche Zwecke genutzt werden könnte, macht den normalen Einsatz nicht zum Hochrisiko-Einsatz; wohl aber kann ein konkreter Einsatzzweck das Tool in diesen Bereich bringen, wie der nächste Abschnitt zeigt.

Wann wird ein Einsatz zum Hochrisiko-Fall, zum Beispiel in der Personalarbeit?

Anhang III Nr. 4 nennt Beschäftigung und Personalmanagement: Einstellung und Auswahl (gezielte Stellenanzeigen, Analyse und Filterung von Bewerbungen, Bewertung von Kandidaten) sowie Entscheidungen über Arbeitsbedingungen, Beförderung und Kündigung, die Zuteilung von Aufgaben auf Grundlage individuellen Verhaltens oder persönlicher Merkmale und die Überwachung und Bewertung von Leistung und Verhalten.^[7] Wer also einen allgemeinen Chat-Assistenten verwendet, um Bewerbungen zu sortieren oder Beschäftigte zu bewerten, kann in diesen Bereich geraten. Ob ein bestimmter Einsatz darunterfällt, ist eine Auslegungsfrage, die Sie im Einzelfall mit Fachleuten klären sollten.

Für Betreiber von Hochrisiko-Systemen nennt Art. 26 unter anderem diese Pflichten: das System gemäß der Gebrauchsanweisung verwenden, menschliche Aufsicht durch kompetente Personen sicherstellen, Risiken überwachen und melden, Protokolle mindestens sechs Monate aufbewahren, Beschäftigtenvertretungen und betroffene Beschäftigte vor dem Einsatz am Arbeitsplatz informieren (Art. 26 Abs. 7) und Personen informieren, über die Anhang-III-Entscheidungen getroffen werden (Abs. 11); die Informationen des Anbieters sind für die Datenschutz-Folgenabschätzung zu nutzen (Abs. 9).^[6] Diese Pflichten gelten für Anhang III ab dem 2. Dezember 2027.^[1] Die Fassung des Art. 26 haben wir über einen Abdruck des Amtsblatt-Textes geprüft; prüfen Sie den Text vor der Umsetzung im Amtsblatt.

Heute schon gelten Datenschutzrecht und Arbeitsrecht: Bewerberdaten sind personenbezogene Daten, und der Arbeitgeber muss den Betriebsrat über die Planung von Arbeitsverfahren einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz unterrichten (§ 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG).^[12] Die Datenschutzkonferenz sagt zudem, dass Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung grundsätzlich nur Menschen treffen sollen, mit echtem Entscheidungsspielraum.^[11] Mehr dazu im Beitrag KI im Recruiting und Bewerberdaten.

Welche Bußgelder drohen?

Art. 99 KI-VO sieht in der geänderten Fassung diese Stufen vor: Verstöße gegen die Verbote des Art. 5 bis zu 35 Millionen Euro oder 7 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes; Verstöße gegen sonstige Pflichten von Akteuren, etwa Betreiber nach Art. 26 oder Transparenz nach Art. 50, bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent; falsche Angaben gegenüber Behörden bis zu 7,5 Millionen Euro oder 1 Prozent. Für kleine und mittlere Unternehmen gilt jeweils der niedrigere der beiden Beträge.^[8] Art. 4 ist in der Stufe für Betreiberpflichten nicht genannt^[8]; andere Folgen, etwa aufsichts-, zivil- oder arbeitsrechtliche, sind damit nicht ausgeschlossen. Eine Geldbuße „für Art. 4“ sollten Sie deshalb nicht erwarten und auch nicht nennen.

Zum Vergleich: Verstöße gegen Pflichten wie Art. 28 oder Art. 35 DSGVO können mit bis zu 10 Millionen Euro oder 2 Prozent geahndet werden, Verstöße gegen Grundsätze und Rechtsgrundlagen mit bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent.^[13]

Wie verhalten sich KI-VO und DSGVO zueinander?

Beide Regelwerke gelten nebeneinander. Die Änderungsverordnung stellt in Art. 2 Abs. 7 klar, dass die KI-VO die DSGVO nicht berührt, abgesehen von den neuen Art. 4a und Art. 59.^[2] Die KI-VO fragt nach dem System, seinem Risiko und der Rolle der Beteiligten; die DSGVO fragt nach den personenbezogenen Daten, ihrer Rechtsgrundlage und dem Schutz. Wer Kundendaten in einen Chat-Assistenten eingibt, muss die DSGVO beachten, auch wenn die KI-VO für diesen Einsatz kaum Betreiberpflichten kennt.

Dabei gilt: Was nach dem Absenden mit der Eingabe geschieht, sehen Sie nicht; Sie haben die Dokumentation und den Vertrag des Anbieters. Nach Art. 28 Abs. 2 und 4 DSGVO darf ein Auftragsverarbeiter weitere Auftragsverarbeiter einsetzen, wenn die Bedingungen erfüllt sind. Sie haben es also mit einer Kette zu tun, nicht mit einem Unternehmen.^[16] Was gesendet wurde, lässt sich nicht zurückholen; kontrollieren können Sie vor allem, welche Angaben überhaupt in die Eingabe gelangen (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).^[17] Einzelheiten stehen im Beitrag Wo landen Ihre Daten bei KI-Anbietern, und was können Sie kontrollieren?

Der Teil des Digital Omnibus zur DSGVO ist nicht verabschiedet, und die Definition personenbezogener Daten hat sich nicht geändert. Der Rat hat die von der Kommission am 19. November 2025 vorgeschlagene Änderung des Art. 4 Abs. 1 DSGVO in seinem Verhandlungsmandat vom 21. Oktober 2026 nicht übernommen; das Parlament hat nach unserem Kenntnisstand noch keine Position, ein Abschluss ist nicht vor 2027 zu erwarten. Das ist eine Angabe aus Sekundärquellen zum laufenden Verfahren^[14][15]; verfolgen Sie den Stand.

Wie gehen Sie vor? Eine Checkliste für Betreiber

Die KI-Richtlinie ist der natürliche Ort für die Regeln zu Tools, Datenklassen und Hochrisiko-Bereichen. Wenn Beschäftigte unfreigegebene Tools nutzen, beginnen Sie mit dem Plan im Beitrag zur Schatten-KI.

Nächster Schritt

Tragen Sie die drei Termine in den Kalender ein und legen Sie fest, wer bis Jahresende die Bestandsaufnahme und den Schulungsplan nach Art. 4 übernimmt. Wenn Sie KI in der Personalarbeit einsetzen oder planen, klären Sie vor dem Einsatz mit Datenschutz und Betriebsrat, ob Anhang III Nr. 4 berührt ist. Den Gesamtablauf einer datenschutzgerechten Einführung beschreibt KI im Unternehmen datenschutzkonform einführen.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Er ersetzt nicht die Prüfung Ihres Einzelfalls durch Ihre Datenschutzbeauftragte, Ihren Datenschutzbeauftragten oder eine Rechtsberatung. Stand: 13. November 2026.