Ratgeber

KI nutzen. Daten schützen.

Leitfäden für alle, die KI im Unternehmen einsetzen und dabei personenbezogene Daten schützen wollen. Mit Quellen, Checklisten und klaren Antworten.

Grundlagen

Grundlagen
KI im Unternehmen einführen: Datenschutz-Checkliste in zehn Schritten
Zehn Schritte von der Bestandsaufnahme bis zur DSFA: Rollen, AVV, Betriebsrat, Richtlinie, Schulung. Mit Checkliste zum Abhaken.
Grundlagen
Wo landen meine Daten, wenn ich ChatGPT, Copilot, Claude oder Gemini nutze?
Der Weg einer Eingabe Station für Station, was Anbieter zusagen, wo die Zusage endet und was Sie selbst kontrollieren. Mit Tabelle und Quellen.
Grundlagen
Pseudonymisierung und Anonymisierung: der Unterschied, mit Beispielen und EuGH-Urteil
Was nach DSGVO gilt, was der EuGH in C-413/23 P sagt und was das für KI-Prompts heißt: Vergleichstabelle und drei Beispiele.
Grundlagen
Schatten-KI im Unternehmen erkennen und eindämmen
Was Schatten-KI ist, was Bitkom dazu misst, warum Verbote scheitern, wo Überwachung rechtlich endet, plus 30-Tage-Plan mit Verantwortlichen.

KI-Tools im Check

KI-Tools im Check
ChatGPT DSGVO-konform nutzen: Was geht, was nicht
Free, Plus, Business, Enterprise, API: Welcher Tarif erlaubt personenbezogene Daten? Tabelle, AVV-Hinweise, Checkliste. Stand November 2026.
KI-Tools im Check
Kundendaten in ChatGPT eingeben: Was ist erlaubt?
Darf ich Namen, Mails und Verträge in ChatGPT kopieren? Entscheidungsregel nach Datenart, Tarif und Rechtsgrundlage, mit Beispiel.
KI-Tools im Check
ChatGPT, Copilot, Claude und Gemini im Datenschutz-Vergleich: Tarife, AVV, Training, Datenstandort
Vier KI-Assistenten, getrennt nach Verbraucher- und Geschäftstarifen: Training, AVV, Datenstandort, Besonderheiten. Mit Quellen und Stand-Datum.
KI-Tools im Check
Microsoft Copilot und Datenschutz: Was gilt, wo die Grenzen liegen und was vor dem Rollout zu tun ist
Microsoft 365 Copilot, Copilot Chat und privates Copilot im Vergleich, EU Data Boundary mit Ausnahmen, Berechtigungen aufräumen, Checkliste.
KI-Tools im Check
Claude und Datenschutz im Unternehmen: Free, Pro und Max gegenüber Team, Enterprise und API
Claude im Betrieb: Trainingswahl seit 28. August 2025, fünf Jahre Aufbewahrung, DPA in den Commercial Terms, Datenstandort, Regeln für Firmen.
KI-Tools im Check
Google Gemini und Datenschutz: Gemini in Workspace gegenüber der Gemini-App für Privatkonten
Gemini im Betrieb: Vergleichstabelle Verbraucher-App und Workspace, Human Review, Aufbewahrung, Admin-Einstellungen, Checkliste für Unternehmen.
KI-Tools im Check
ChatGPT-Alternativen aus Europa und lokale Modelle: Was sich für den Datenschutz ändert und was nicht
Europäischer Anbieter, US-Modell in der EU-Cloud oder lokales Modell: Vergleichstabelle der drei Wege, offene Fragen und Checkliste für Firmen.

Praxis und Vorlagen

Praxis und Vorlagen
Daten für ChatGPT pseudonymisieren: Schritt für Schritt mit Beispiel
Namen, IBAN und Adressen vor dem Prompt ersetzen und in der Antwort zurücktauschen: Methode, Platzhaltertabelle, Beispiel und Prüfliste.
Praxis und Vorlagen
KI-Richtlinie für Unternehmen: Muster zum Kopieren
KI-Nutzungsrichtlinie auf zwei Seiten zum Kopieren: Freigabeliste, Datenklassen mit Beispielen, Betriebsrat-Hinweis, Bezug zu Art. 4 KI-VO.
Praxis und Vorlagen
PDF anonymisieren: wirklich schwärzen statt überdecken
Schwarze Balken reichen nicht: Text, Metadaten und Kommentare bleiben. So prüfen Sie ein geschwärztes PDF; Schwärzen oder Pseudonymisieren für KI.
Praxis und Vorlagen
ChatGPT anonymisieren: fünf Ansätze im Vergleich, mit Kaufcheckliste und Selbsttest
Platzhalter, Presidio, Gateway, Browser-Erweiterung, DLP: Ansätze nach Kriterien verglichen, mit Checkliste und einem Test mit zehn Sätzen.
Praxis und Vorlagen
KI-Protokolle und Transkription von Besprechungen: Datenschutz, § 201 StGB und Hinweistexte
Meeting mit KI protokollieren: § 201 StGB, Rechtsgrundlage, Art. 13 DSGVO, Tabelle nach Situation, Ansage-Text für den Start und Checkliste.
Praxis und Vorlagen
Verträge mit KI prüfen: was datenschutzrechtlich gilt
Verträge mit ChatGPT oder Claude prüfen lassen: Tarif, Rechtsgrundlage, Dateiupload, Beispielklausel vor und nach dem Ersetzen, Prompts, Checkliste.

Recht und Regulierung

Recht und Regulierung
AVV für ChatGPT und andere KI-Tools: Wer bekommt ihn, was steht drin, was bleibt offen
Auftragsverarbeitung bei KI-Tools: Tabelle nach Anbieter und Tarif, Prüfliste nach Art. 28 DSGVO und was ein AVV nicht regelt. Stand November 2026.
Recht und Regulierung
DSFA für KI-Tools: Wann sie nötig ist, wie Sie vorgehen und wie eine Gliederung aussieht
Datenschutz-Folgenabschätzung bei ChatGPT, Copilot und Co.: Auslöser-Tabelle, Vorgehen in Schritten, Gliederung mit Mustertexten. Stand November 2026.
Recht und Regulierung
KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO: Was Unternehmen tun müssen
Was Art. 4 KI-VO nach der Verordnung (EU) 2026/1744 verlangt, für wen er gilt, was als Nachweis taugt, plus Schulungsplan nach Rollen.
Recht und Regulierung
KI-Verordnung: Welche Pflichten haben Unternehmen, die KI nur einsetzen?
Pflichten nach der KI-Verordnung für Betreiber: Fristentabelle nach Verordnung (EU) 2026/1744, Chat-Assistenten, HR als Hochrisiko, Bußgelder.
Recht und Regulierung
KI und Betriebsrat: Unterrichtung, Beratung, Mitbestimmung und Betriebsvereinbarung
Welche Rechte hat der Betriebsrat bei ChatGPT und Copilot? Vier Vorschriften des BetrVG, Tabelle nach Vorhaben und Gliederung einer Betriebsvereinbarung.
Recht und Regulierung
Personenbezogene Daten versehentlich in ChatGPT eingegeben: was jetzt zu tun ist
Kunden- oder Mitarbeiterdaten in ChatGPT eingegeben? Sofortmaßnahmen, Prüfung der Meldepflicht nach Art. 33 DSGVO und eine Vorlage für den Vermerk.

Branchen

Branchen
KI in der Kanzlei: Berufsgeheimnis, § 203 StGB und § 43e BRAO
Was Anwältinnen und Anwälte bei ChatGPT & Co. beachten müssen: zwei Prüfebenen, Aufgabentabelle, Prompt-Beispiele ohne Mandantendaten.
Branchen
KI in der Steuerkanzlei: Mandantendaten schützen
§ 62a StBerG, § 203 StGB und die BStBK-FAQ: Was Steuerberatende bei ChatGPT & Co. beachten müssen, mit Prompts ohne Personenbezug und Checkliste.
Branchen
KI im Recruiting: Bewerberdaten und Datenschutz
Lebenslauf in ChatGPT? Tabelle mit unkritischen und heiklen KI-Einsätzen, Art. 22 DSGVO, AI Act Anhang III mit Fristen und Prompts ohne Bewerberdaten.
Branchen
KI in der Arztpraxis: Gesundheitsdaten, Art. 9 DSGVO und Schweigepflicht
Art. 9 DSGVO und § 203 StGB bei ChatGPT & Co.: was Gesundheitsdaten sind, welche Aufgaben ohne Patientenbezug gehen, mit Tabelle und Checkliste.
Branchen
KI in der Personalabteilung: Arbeitszeugnis, Abmahnung und Mitarbeiterdaten
Arbeitszeugnis in ChatGPT? Tabelle typischer HR-Aufgaben, § 26 BDSG, Gesundheitsdaten, Art. 22 DSGVO, KI-Verordnung und ein Prompt vorher und nachher.
Branchen
KI im Kundenservice: Kunden-E-Mails mit einem Assistenten beantworten und Chatbots einsetzen
Zwei Fälle getrennt: Assistent für Antwortentwürfe und Chatbot für Kunden. Mit Beispiel vor/nach Pseudonymisierung, Aufgabentabelle, Checkliste.

Glossar

Grundlagen
Glossar: KI und Datenschutz
Begriffe von Pseudonymisierung bis KI-Verordnung einfach erklärt, mit Artikelnummern aus DSGVO und AI Act und Links zu den passenden Ratgebern.