Kundendaten in ChatGPT eingeben: Was ist erlaubt?

Darf ich Kundendaten in ChatGPT eingeben?

Das hängt von drei Dingen ab, die Sie in dieser Reihenfolge prüfen: ob die Daten Personen erkennbar machen, in welchem Tarif Sie arbeiten und ob Sie eine Rechtsgrundlage haben. Ohne Personenbezug ist die DSGVO nicht berührt. Mit Personenbezug brauchen Sie einen Geschäftstarif mit Vertrag und eine tragfähige Begründung. Und für Gesundheitsdaten und Berufsgeheimnisse gelten Sonderregeln, die ein Tarif nicht aufhebt.

Dieser Leitfaden gibt die Entscheidung je Datenart. Die Vertragsfakten zu ChatGPT stehen im Leitfaden ChatGPT DSGVO-konform nutzen, der Gesamtablauf im Leitfaden KI im Unternehmen einführen.

Die Entscheidungsregel in vier Fragen

1. Erkennt man eine Person? Personenbezogen ist jede Information, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person bezieht, auch mittelbar^[1]. Eine E-Mail-Adresse mit Vor- und Nachnamen, eine Kundennummer, die Sie einer Person zuordnen können, oder die IBAN einer Privatperson zählen deshalb dazu. Bei Firmenangaben kommt es darauf an, ob dahinter eine bestimmbare Person steht. Nein: weiter mit Frage 4. Ja: Frage 2.
2. Welcher Tarif? In den Verbrauchertarifen ist bei Free, Plus und Pro die Datenfreigabe für das Training auf persönlichen Arbeitsbereichen standardmäßig aktiviert^[9], und für Free, Go, Plus und Pro nennt OpenAI keinen AVV^[8]. Dort gehören keine Kundendaten hinein. Business, Enterprise und API trainieren standardmäßig nicht^[7]; für Business, Enterprise und API nennt OpenAI einen AVV auf Anfrage^[8].
3. Welche Rechtsgrundlage? Art. 6 Abs. 1 DSGVO nennt sechs mögliche Grundlagen^[2]. Für jeden Verarbeitungsschritt braucht es eine^[5]. Der LfDI Baden-Württemberg meint, Anbieter und Nutzer bräuchten jeweils eine eigene („Doppeltürmodell“), und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO decke Daten Dritter in Prompts in der Regel nicht; berechtigtes Interesse brauche eine Abwägung und Datenminimierung^[6]. Das ist die Auffassung einer Aufsichtsbehörde. Sie müssen die Grundlage vor der Eingabe benennen können.
4. Gibt es Sonderschutz? Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO), Berufsgeheimnisse (§ 203 StGB) und Beschäftigtendaten mit Betriebsrat brauchen zusätzliche Prüfung. Im Zweifel bleibt die Eingabe aus.

Welche Datenart darf wohin? Die Matrix

Die Matrix gilt für Eingaben in ChatGPT oder vergleichbare Chatbots. „Ohne Weiteres“ heißt: Es ist kein Personenbezug enthalten, die DSGVO greift nicht. Alles andere hängt von Tarif und Rechtsgrundlage ab.

Die Begründungen zu den Zeilen mit Sonderschutz stehen unten. Die Matrix ist eine Orientierung. Ob Sie in einer Zelle landen, entscheidet die konkrete Rechtsgrundlage, nicht die Spalte.

Warum Gesundheitsdaten, Bewerber- und Berufsgeheimnisse extra behandelt werden

Gesundheitsdaten. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verbietet die Verarbeitung besonderer Kategorien, darunter Gesundheitsdaten, solange keine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 vorliegt^[3]. Für Heilberufe kommt das Berufsgeheimnis hinzu; der Leitfaden KI in der Arztpraxis geht darauf ein.

Bewerberdaten. Bei Beschäftigtendaten ist § 26 BDSG als alleinige Grundlage zweifelhaft, seit der EuGH in der Rechtssache C-34/21 eine vergleichbare hessische Regelung beurteilt hat; der Hessische Datenschutzbeauftragte verweist auf Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f^[13]. Das ist umstritten. Hinzu kommt: Bewerber auszuwählen oder zu bewerten kann unter Anhang III Nr. 4 der KI-Verordnung (Hochrisiko) fallen^[14]. Diese Pflichten gelten ab dem 2. Dezember 2027^[15]. Nach der DSK sollen Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung grundsätzlich Menschen treffen, mit echtem Entscheidungsspielraum^[5]. Mehr dazu in KI im Recruiting.

Berufsgeheimnisse. § 203 StGB stellt die unbefugte Offenbarung fremder Geheimnisse durch Berufsgeheimnisträger unter Strafe^[11]. Rechtsanwälte dürfen Dienstleistern Zugang nur nach den Vorgaben von § 43e BRAO geben, darunter ein Vertrag in Textform mit Geheimhaltungspflicht und Hinweis auf die Strafbarkeit^[12]. Die Bundessteuerberaterkammer sieht Eingaben in öffentliche KI-Dienste ohne spezielle Geheimhaltungsvereinbarung als Verstoß und rät, vorher die Einwilligung des Mandanten einzuholen oder zu anonymisieren beziehungsweise zu pseudonymisieren und sicherzustellen, dass keine Seite eines hochgeladenen Dokuments noch Name, Adresse oder Steuernummer zeigt^[10]. § 203 StGB schützt auch Daten juristischer Personen, anders als die DSGVO^[10]. Details in KI in der Kanzlei und KI in der Steuerkanzlei.

Wo landen die Kundendaten, und was davon können Sie kontrollieren?

Sobald ein Kundenname, eine Beschwerde oder ein Vertrag im Prompt steht, sehen Sie nicht mehr, wo er verarbeitet, kopiert oder gespeichert wird. Sie haben die Angaben des Anbieters und Ihren Vertrag. Die Angaben haben Grenzen: Die Datenresidenz von OpenAI betrifft die Speicherung ruhender Inhalte berechtigter Kunden von Enterprise, Edu, Healthcare und API; ChatGPT Business ist dort nicht aufgeführt, und regionale GPU-Verarbeitung ist eine eigene Option^[7]. In den Verbrauchertarifen kann ein Daumen hoch oder runter die ganze Unterhaltung ins Training bringen, und das Abschalten der Datenfreigabe löscht gespeicherte Chats nicht^[9]. Ein Auftragsverarbeiter darf zudem unter Bedingungen weitere Auftragsverarbeiter einsetzen (Art. 28 Abs. 2 und 4 DSGVO)^[19]; Ihr Kunde steht also am Ende einer Kette, die Sie nicht einsehen. Zurückholen lässt sich nichts: Einstellungen und Löschungen wirken auf die Zukunft.

Die Stelle, die Sie selbst steuern, ist die Eingabe. Nach dem Grundsatz der Datenminimierung dürfen nur Daten verarbeitet werden, die für den Zweck erforderlich sind (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO)^[18]: Lassen Sie Namen, Kontodaten und Kundennummern weg, wenn die Aufgabe sie nicht braucht, oder pseudonymisieren Sie sie. Das mindert, was offenliegt; Vertrag, Rechtsgrundlage und Ihre Prüfung ersetzt es nicht. Den Hintergrund erklärt Wo landen Ihre Daten bei KI-Anbietern, und was können Sie kontrollieren?

Beispiel: derselbe Prompt vor und nach der Pseudonymisierung

Aufgabe: Eine Antwort auf eine Beschwerde formulieren. Die fiktiven Angaben sind erfunden.

Vorher: Prompt mit Personenbezug

Schreibe eine freundliche Antwort an Frau Sabine Hartmann (sabine.hartmann@beispiel-gmbh.de, Kundennummer 48211). Sie hat am 4. November 2026 die Rechnung über 1.249,90 Euro für ihre Zahnarztpraxis in Bad Kreuznach erhalten und reklamiert die doppelte Berechnung. Ihre IBAN DE02 1203 0000 0000 2020 51 ist hinterlegt.

Nachher: pseudonymisiert

Schreibe eine freundliche Antwort an Frau Claudia Weber (c.weber@muster-firma.example, Kundennummer 90376). Sie hat kürzlich eine Rechnung über einen mittleren vierstelligen Betrag für ihr Geschäft erhalten und reklamiert die doppelte Berechnung. Die Bankverbindung ist hinterlegt.

Was geändert wurde: Name, E-Mail und Kundennummer sind ersetzt, die IBAN ist gestrichen, weil die Antwort sie nicht braucht. Außerdem sind die Berufsangabe, der Ort und der genaue Betrag generalisiert; zusammen mit dem Datum hätten sie Frau Hartmann auch ohne Namen erkennbar machen können. Die Zuordnung (Weber = Hartmann) bleibt bei Ihnen. Nach der Antwort setzen Sie die echten Angaben wieder ein. Weil Sie die Zuordnung behalten, bleiben die Daten für Sie personenbezogen: Pseudonymisierung bedeutet nach Art. 4 Nr. 5 DSGVO, dass Daten ohne getrennt aufbewahrte Zusatzinformationen nicht mehr zugeordnet werden können^[1], und nach Erwägungsgrund 26 bleiben solche Daten personenbezogen, wenn eine Zuordnung mit Zusatzinformationen möglich ist^[4].

Das manuelle Vorgehen beschreibt Daten für ChatGPT pseudonymisieren. Der Unterschied zur Anonymisierung steht in Pseudonymisierung und Anonymisierung. Als Hilfsmittel gibt es Werkzeuge, etwa die Browser-Erweiterung Ainym, die sich in der geschlossenen Beta befindet, Treffer auf dem eigenen Gerät erkennt und jeden Treffer vor dem Senden bestätigen lässt. Kein Werkzeug findet alles, eine Prüfung durch Sie bleibt nötig.

Wie lösen Sie typische Aufgaben im Alltag?

Die meisten Aufgaben brauchen den Personenbezug gar nicht. Gehen Sie so vor:

• E-Mail beantworten. Geben Sie den Sachverhalt in Stichworten ein, ohne Anrede, Namen und Adresse. Setzen Sie die Anrede im fertigen Text selbst ein.
• Gesprächsnotiz zusammenfassen. Ersetzen Sie Namen, Firmen und Orte durch Platzhalter wie „Kunde A“, bevor Sie den Text einfügen. Prüfen Sie, ob Funktion und Anlass eine Person trotzdem erkennbar machen.
• Tabelle oder Export auswerten. Löschen Sie Spalten mit Namen, Kontakt- und Kontodaten, bevor Sie hochladen. Fragen Sie sich, ob die Auswertung die Einzelnen überhaupt braucht oder ob Summen genügen.
• Vertrag prüfen lassen. Schwärzen oder ersetzen Sie Parteien, Anschriften und Bankdaten. Bei PDF-Dateien reicht ein schwarzes Rechteck über dem Text nicht, weil der Text im Dokument bleiben kann; das erklärt PDF anonymisieren.
• Antwort zurückspielen. Die Platzhalter in der Antwort ersetzen Sie wieder durch die echten Angaben. Behalten Sie die Zuordnungsliste getrennt und geschützt auf, wie es Art. 4 Nr. 5 DSGVO für Zusatzinformationen verlangt^[1].

Wenn Sie nach diesen Schritten unsicher sind, ob noch jemand erkennbar ist, behandeln Sie den Text wie personenbezogene Daten. Erwägungsgrund 26 stellt darauf ab, ob eine Person mit allen Mitteln erkennbar ist, die vernünftigerweise genutzt werden könnten^[4]. Ein seltener Titel, ein kleiner Ort und ein exaktes Datum reichen dafür oft aus.

Was gehört in Ihre KI-Richtlinie?

Schreiben Sie die Matrix in Ihre Richtlinie, mit Beispielen aus Ihrem Alltag, und benennen Sie, wer Ausnahmen entscheidet. Ein Muster liefert KI-Richtlinie für Unternehmen: Muster. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung kann nötig sein, wenn besondere Kategorien im großen Umfang verarbeitet werden (Art. 35 Abs. 3 DSGVO)^[17]. Die Beschäftigten sollten wissen, an wen sie sich bei Unklarheit wenden. Nächster praktischer Schritt: Nehmen Sie die drei häufigsten Aufgaben Ihres Teams und ordnen Sie sie dieser Matrix zu.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Er ersetzt nicht die Prüfung Ihres Einzelfalls durch Ihre Datenschutzbeauftragte, Ihren Datenschutzbeauftragten oder eine Rechtsberatung. Stand: 13. November 2026.