Personenbezogene Daten versehentlich in ChatGPT eingegeben: was jetzt zu tun ist

Was ist in den ersten Stunden zu tun?

Hören Sie auf, weitere Daten einzugeben, halten Sie fest, was passiert ist, und informieren Sie sofort Ihre oder Ihren Datenschutzbeauftragten. Parallel prüfen Sie, welcher Account und welcher Tarif betroffen waren und welche Daten im Chat stehen. Die Frage, ob der Vorfall der Aufsichtsbehörde gemeldet werden muss, beantworten Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragte. Art. 33 DSGVO verlangt eine Meldung unverzüglich und, soweit möglich, spätestens 72 Stunden nach Kenntnis, es sei denn, die Verletzung führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko; die Frist ist also kein fester Zeitpunkt für jeden Fall.^[2]

Wenn Sie die Frage vorab klären wollen, welche Eingaben überhaupt zulässig sind, lesen Sie Kundendaten in ChatGPT eingeben: Was ist erlaubt?. Hier geht es um den Fall, dass es bereits passiert ist.

Welche Sofortmaßnahmen gelten in der ersten Stunde?

Die folgenden Schritte sind eine praktische Reihenfolge, kein gesetzliches Schema. Halten Sie jeden Schritt mit Uhrzeit fest; die Notizen helfen später bei der Dokumentation.

1. Nicht weitertippen. Keine weiteren Nachrichten im selben Chat, keine „Korrektur“, die die Daten noch einmal enthält. Auch nicht versuchen, die KI zu bitten, die Daten zu „vergessen“; für eine solche Wirkung nennen die geprüften Quellen nichts.
2. Datenschutzbeauftragte informieren. Sofort, mündlich oder per Nachricht, ohne die Daten selbst weiterzuschicken. Wenn Sie keine oder keinen haben: die Geschäftsführung und die Person, die in Ihrem Haus für Datenschutz zuständig ist.
3. Konto und Tarif klären. War es ein privater Account, ein Verbrauchertarif (Free, Go, Plus, Pro) oder ein Arbeitsbereich in ChatGPT Business, Enterprise oder Edu? Das bestimmt, was der Anbieter laut eigenen Angaben mit den Eingaben macht (siehe unten). Notieren Sie auch, ob der Account eine Firmen- oder eine private Adresse trägt.
4. Daten benennen. Welche Personen und welche Datenarten stehen im Prompt oder in der hochgeladenen Datei? Gehen Sie die Datei vollständig durch, auch Kopfzeilen, Kommentare und Metadaten. Zählen Sie, wie viele Personen betroffen sind. Prüfen Sie, ob besondere Kategorien (zum Beispiel Gesundheitsdaten) dabei sind.
5. Sichern, dann löschen. Notieren Sie Datum, Uhrzeit, Tarif und Umfang, bevor Sie den Chat löschen, und stimmen Sie mit der oder dem Datenschutzbeauftragten ab, ob eine Kopie des Chats als Beleg nötig ist. Ein Screenshot erzeugt eine weitere Kopie der Daten; legen Sie ihn nur an, wenn das verabredet ist, und speichern Sie ihn geschützt. Löschen Sie dann den Chat in der Verlaufsliste. Notieren Sie, wann Sie das getan haben.
6. Trainingseinstellung ausschalten. In einem Verbrauchertarif unter „Einstellungen, Datenkontrollen“ die Datenfreigabe („Improve the model for everyone“) deaktivieren. Das betrifft nach der Hilfeseite die Datenfreigabe, löscht aber keine gespeicherten Chats.^[4]
7. Weitere Beteiligte erfassen. Hat jemand den Text oder die Datei weitergeleitet, in ein anderes Werkzeug kopiert oder in einem geteilten Chat gelassen? Fragen Sie die Person, die es gemeldet hat, ohne Vorwürfe. Wer Fehler offen berichtet, soll das auch künftig tun.

Was bewirken Löschen und Ausschalten des Trainings, und was nicht?

Was die geprüften Quellen dazu sagen, ist begrenzt. Nach der OpenAI-Hilfeseite „Data controls in ChatGPT“ ist die Datenfreigabe in persönlichen Arbeitsbereichen mit Free, Plus oder Pro standardmäßig eingeschaltet. Sie lässt sich unter „Datenkontrollen“ ausschalten; das Ausschalten löscht gespeicherte Chats nicht, der Verlauf bleibt erhalten.^[4] Gibt jemand eine Rückmeldung per Daumen hoch oder runter, kann nach der Seite die ganze zugehörige Unterhaltung zum Training verwendet werden.^[4]

Ein „temporärer Chat“ taucht nicht im Verlauf auf und wird laut OpenAI nicht zur Verbesserung der Modelle genutzt, kann aber bis zu 30 Tage aus Sicherheitsgründen aufbewahrt werden.^[4] Wer im temporären Chat Daten eingegeben hat, kann sie also nicht als „sofort weg“ ansehen.

Was das Löschen eines normalen Chats beim Anbieter bewirkt (Fristen, Sicherungskopien), geben die von uns geprüften Quellen nicht her. Wenn die Frage für Ihre Bewertung wichtig ist, fragen Sie den Anbieter. Bei einem Geschäftstarif nutzen Sie dafür den Kontakt, den Ihnen der Vertrag nennt. Bei Geschäftstarifen gilt nach OpenAI standardmäßig: Daten aus ChatGPT Business, Enterprise, Edu und aus der API werden nicht zum Training oder zur Verbesserung der Modelle verwendet.^[5] Für einen Auftragsverarbeitungsvertrag nennt OpenAI ChatGPT Business, Enterprise und die API; für die Verbrauchertarife nennt es keinen.^[6]

Wo sind die Daten jetzt, und was davon können Sie kontrollieren?

Nach dem Absenden sehen Sie nicht, wo ein Anbieter die Eingabe verarbeitet, kopiert oder speichert. Sie haben nur die Dokumentation und den Vertrag des Anbieters, und deren Zusagen haben dokumentierte Ausnahmen. Bei OpenAI bleiben gespeicherte Chats bestehen, wenn Sie die Trainingsfreigabe ausschalten.^[4] Bei Anthropic speichert eine Daumenbewertung die ganze Unterhaltung bis zu fünf Jahre.^[11] Ein Auftragsverarbeiter darf nach Art. 28 Abs. 2 und 4 DSGVO zudem weitere einsetzen; Sie haben es mit einer Kette zu tun.^[12] Was einmal gesendet wurde, lässt sich nicht zurückholen: Löschen und Einstellungen wirken für die Zukunft. Deshalb hängt die Bewertung des Risikos an den Angaben des Anbieters, und deshalb ist die Dokumentation wichtig.

Kontrollieren können Sie das nächste Mal, was Ihr Gerät überhaupt verlässt: weniger senden und identifizierende Angaben weglassen, wie es der Grundsatz der Datenminimierung beschreibt.^[13] Das ersetzt weder Rechtsgrundlage noch Vertrag noch die menschliche Prüfung, und automatische Erkennung findet nicht alles. Ainym ist ein Beispiel dafür: eine Browser-Erweiterung in geschlossener Beta, die erkannte personenbezogene Angaben auf dem eigenen Gerät anzeigt, vor dem Absenden von den Nutzenden bestätigen lässt und durch Pseudonyme ersetzt. Mehr dazu im Beitrag Wo landen Ihre Daten bei KI-Anbietern, und was können Sie kontrollieren?

Ist das eine „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“?

Das hängt vom Sachverhalt ab; die Definition steht in Art. 4 Nr. 12 DSGVO. Danach ist eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eine Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu personenbezogenen Daten führt, die übermittelt, gespeichert oder auf andere Weise verarbeitet wurden.^[1] Ob die Eingabe in einen KI-Chat eine „unbefugte Offenlegung“ ist, ist im Einzelfall zu bewerten: Es kommt unter anderem darauf an, ob der Anbieter als Auftragsverarbeiter unter einem Vertrag tätig ist, ob die Eingabe nach Ihren internen Regeln zulässig war und welche Rechtsgrundlage besteht. Die Antwort für Ihren Fall geben wir hier nicht; sie gehört zur Prüfung durch Ihre oder Ihren Datenschutzbeauftragten.

Wenn ein Vorfall im Sinne von Art. 4 Nr. 12 vorliegt, gelten diese Regeln:

• Meldung an die Aufsichtsbehörde (Art. 33 Abs. 1). Der Verantwortliche meldet die Verletzung unverzüglich und, wenn möglich, binnen 72 Stunden, nachdem sie ihm bekannt wurde, an die zuständige Aufsichtsbehörde, es sei denn, sie führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen. Kommt die Meldung später, sind die Gründe der Verzögerung beizufügen.^[2]
• Inhalt der Meldung (Art. 33 Abs. 3). Mindestens: Art der Verletzung mit Kategorien und ungefährer Zahl der betroffenen Personen und Datensätze, Name und Kontaktdaten der oder des Datenschutzbeauftragten, wahrscheinliche Folgen, ergriffene oder vorgeschlagene Maßnahmen. Sind nicht alle Angaben sofort verfügbar, dürfen sie schrittweise nachgereicht werden (Art. 33 Abs. 4).^[2]
• Dokumentation (Art. 33 Abs. 5). Der Verantwortliche dokumentiert jede Verletzung mit den Fakten, ihren Auswirkungen und den ergriffenen Abhilfemaßnahmen, sodass die Aufsichtsbehörde die Einhaltung prüfen kann. Das gilt auch, wenn er nicht meldet.^[2]
• Benachrichtigung der Betroffenen (Art. 34). Führt die Verletzung voraussichtlich zu einem hohen Risiko, benachrichtigt der Verantwortliche die Betroffenen unverzüglich in klarer, einfacher Sprache. Art. 34 Abs. 3 nennt Ausnahmen, etwa wenn geeignete Schutzmaßnahmen die Daten für Unbefugte unverständlich machen (zum Beispiel Verschlüsselung), wenn Folgemaßnahmen das hohe Risiko ausräumen oder wenn der Aufwand unverhältnismäßig wäre; dann ist öffentlich oder ähnlich wirksam zu informieren. Die Aufsichtsbehörde kann die Benachrichtigung auch verlangen.^[3]

Wenn ein Auftragsverarbeiter betroffen ist, muss er den Verantwortlichen nach Art. 33 Abs. 2 unverzüglich informieren.^[2] Verantwortlicher ist nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO, wer über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet;^[1] bei Eingaben im Arbeitsalltag kommt regelmäßig das Unternehmen in Betracht, nicht die einzelne beschäftigte Person; das ist im Einzelfall zu klären. Deshalb sollte die Meldung intern schnell nach oben gehen: Die 72 Stunden aus Art. 33 Abs. 1 laufen ab dem Zeitpunkt, zu dem die Verletzung dem Verantwortlichen bekannt wurde, und wann das im Einzelfall der Fall ist, bewertet Ihre oder Ihr Datenschutzbeauftragte.

Welche Faktoren zählen für die Risikobewertung?

Die DSGVO gibt keine Checkliste vor; Art. 33 stellt auf ein „Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen“ ab, Art. 34 auf ein „hohes Risiko“.^[2][3] Als Orientierung für das Gespräch mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten helfen diese Fragen:

• Tarif und Vertrag. Verbrauchertarif mit eingeschalteter Datenfreigabe oder Geschäftstarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Standard ohne Training?^[4][5][6] Näheres zum Vertrag im Ratgeber AVV mit OpenAI.
• Art der Daten. Nur Namen und geschäftliche E-Mail-Adressen oder auch Kontodaten, Ausweisnummern, Zugangsdaten, Gehälter, Beurteilungen?
• Besondere Kategorien. Gesundheitsdaten, Gewerkschaftszugehörigkeit, religiöse Überzeugungen und die weiteren Kategorien aus Art. 9 Abs. 1 DSGVO.^[9] Sie sind grundsätzlich besonders geschützt.
• Menge. Eine Person oder ein ganzer Kundenstamm? Eine Datei mit vielen Datensätzen wiegt anders als ein einzelner Satz.
• Berufsgeheimnisse. Mandanten-, Patienten- oder Klientendaten von Berufsgeheimnisträgern unterliegen zusätzlich § 203 StGB, der auch Geheimnisse juristischer Personen schützt.^[10] Bei Anwälten, Steuerberatern und Ärzten gehört die Berufskammer oder eine Rechtsberatung mit an den Tisch; siehe KI in der Kanzlei.
• Erkennbarkeit. War der Text pseudonymisiert? Pseudonymisierte Daten bleiben für Sie als Schlüsselinhaber personenbezogen, aber das Risiko für die Betroffenen kann geringer sein. Die DSK weist zugleich darauf hin, dass das Entfernen von Namen und Adressen regelmäßig nicht reicht, weil der Kontext Personen erkennbar machen kann.^[7]
• Zeitliche Reichweite. Wie lange stand der Inhalt im Chat, wer hatte Zugriff (auch geteilte Konten), wurde er weitergegeben?

Welche Konstellationen sprechen für höheres oder niedrigeres Risiko?

Die Tabelle ordnet typische Konstellationen ein. Sie zeigt, in welche Richtung ein Faktor weist, nicht das Ergebnis. Mehrere Faktoren zusammen können das Bild ändern.

Zur Durchsetzung: Wir haben, Stand 13. November 2026, keine Entscheidung einer Aufsichtsbehörde gefunden, die ein Unternehmen wegen der ChatGPT-Nutzung seiner Beschäftigten mit einem Bußgeld belegt hat. Das bedeutet nicht, dass nichts passieren kann. Die Pflichten aus Art. 33 und 34 gelten, wenn eine Verletzung vorliegt, unabhängig davon, wie häufig Behörden sie durchsetzen, und Aufsichtsbehörden haben Orientierungshilfen zum KI-Einsatz veröffentlicht.^[7][8]

Was gehört in den internen Vermerk?

Dokumentieren Sie jeden Vorfall, auch wenn Sie nicht melden, mit den Fakten, den Auswirkungen und den Abhilfemaßnahmen.^[2] Nutzen Sie die folgende Vorlage und halten Sie die Begründung der Entscheidung fest. Tragen Sie keine Klardaten der Betroffenen in den Vermerk ein, wenn ein Hinweis auf Art und Zahl genügt.

Die Dokumentation soll die Aufsichtsbehörde in die Lage versetzen, die Einhaltung zu prüfen.^[2] Sie sollte deshalb so geschrieben sein, dass eine dritte Person den Ablauf ohne Rückfragen nachvollziehen kann.

Wie verhindern Sie den nächsten Fall?

Mit klaren Regeln, einem Dienstzugang und einem Weg, sensible Daten gar nicht erst einzugeben. Die Datenschutzkonferenz stellt fest, dass Beschäftigte ohne klare Vorgaben KI-Dienste eigenmächtig nutzen, und empfiehlt dokumentierte Anweisungen mit erlaubten und verbotenen Beispielen.^[7] Sie rät außerdem dazu, Dienstgeräte und Dienstkonten bereitzustellen, statt Beschäftigte auf private Konten zu verweisen.^[7] Die Hamburger Behörde empfiehlt in ihrer Checkliste unter anderem Geschäftskonten, personenbezogene Daten nicht einzugeben, wenn der Anbieter Eingaben für eigene Zwecke nutzen darf, und das Prüfen der Ergebnisse.^[8]

Nach einem Vorfall ist ein guter Zeitpunkt, die Regel zu aktualisieren: Besprechen Sie den Fall (ohne Namen) im Team und prüfen Sie, welche Hürde gefehlt hat. Die weiteren Grundlagen finden Sie im Ratgeber ChatGPT im Unternehmen datenschutzgerecht nutzen.

Wie geht es weiter?

Rufen Sie jetzt die Datenschutzbeauftragte oder den Datenschutzbeauftragten an, legen Sie den Vermerk an und tragen Sie den Zeitpunkt der Kenntnis ein. Alles Weitere, die Risikobewertung, die Meldung und die Benachrichtigung, lässt sich nur mit diesen Angaben beurteilen. Dies ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Er ersetzt nicht die Prüfung Ihres Einzelfalls durch Ihre Datenschutzbeauftragte, Ihren Datenschutzbeauftragten oder eine Rechtsberatung. Stand: 13. November 2026.