Glossar: KI und Datenschutz

Angemessenheitsbeschluss / Data Privacy Framework

Ein Angemessenheitsbeschluss ist die Feststellung der Europäischen Kommission, dass ein Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau bietet (Art. 45 DSGVO). Für die USA gilt derzeit der Beschluss zum EU-US Data Privacy Framework (Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795); er hilft nur bei Anbietern, die danach zertifiziert sind. Das Gericht der EU hat die Klage dagegen am 3. September 2025 abgewiesen; ein Rechtsmittel ist anhängig (Stand: 13. November 2026).

Mehr dazu: ChatGPT DSGVO-konform nutzen: Was geht, was nicht

Anonymisierung

Anonymisierung heißt, personenbezogene Daten so zu verändern, dass die betroffene Person nicht oder nicht mehr identifiziert werden kann; anonyme Informationen fallen nicht unter die DSGVO (Erwägungsgrund 26). Ob jemand identifizierbar ist, hängt von allen Mitteln ab, die vom Verantwortlichen oder einer anderen Person nach allgemeinem Ermessen wahrscheinlich genutzt werden könnten. Pseudonymisierung allein genügt dafür nicht. Das bloße Entfernen von Namen und Adressen reicht nach der Datenschutzkonferenz regelmäßig nicht aus.

Mehr dazu: Pseudonymisierung und Anonymisierung: der Unterschied, mit Beispielen und EuGH-Urteil

Auftragsverarbeiter

Auftragsverarbeiter ist, wer personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet (Art. 4 Nr. 8 DSGVO). Der Verantwortliche darf nur Auftragsverarbeiter einsetzen, die hinreichende Zusagen für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten (Art. 28 Abs. 1 DSGVO). Ein KI-Anbieter kann bei Geschäftstarifen Auftragsverarbeiter sein.

Mehr dazu: AVV für ChatGPT und andere KI-Tools: Wer bekommt ihn, was steht drin, was bleibt offen

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist der Vertrag, der die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter regelt (Art. 28 Abs. 3 DSGVO). Er muss unter anderem festlegen, dass der Auftragsverarbeiter nur auf dokumentierte Weisung verarbeitet, und kann auch elektronisch geschlossen werden (Art. 28 Abs. 9). Er ersetzt weder die Rechtsgrundlage noch eine Prüfung des Anbieters.

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berechtigtes Interesse

Das berechtigte Interesse ist die Rechtsgrundlage, wenn die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist und nicht die Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person überwiegen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Es erfordert eine Abwägung, die Sie dokumentieren sollten; Behörden können sich bei ihren Aufgaben nicht darauf stützen.

Berufsgeheimnis (§ 203 StGB)

Das Berufsgeheimnis schützt Geheimnisse, die Angehörige bestimmter Berufe wie Rechtsanwälte, Steuerberater und Ärzte anvertraut bekommen; das unbefugte Offenbaren ist nach § 203 StGB strafbar. Es geht über die DSGVO hinaus, weil es auch Geheimnisse juristischer Personen schützt. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag allein erfüllt diese Anforderungen nicht ohne Weiteres; hinzu kommen berufsrechtliche Vorgaben wie § 43e BRAO und § 62a StBerG.

Mehr dazu: KI in der Kanzlei: Berufsgeheimnis, § 203 StGB und § 43e BRAO

besondere Kategorien personenbezogener Daten

Besondere Kategorien sind personenbezogene Daten, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung, Gesundheitsdaten und Daten zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung (Art. 9 Abs. 1 DSGVO). Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich verboten, es sei denn, eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 greift.

Mehr dazu: KI in der Arztpraxis: Gesundheitsdaten, Art. 9 DSGVO und Schweigepflicht

Betreiber (Deployer)

Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, außer im Rahmen einer persönlichen, nicht beruflichen Tätigkeit (Art. 3 Nr. 4 KI-VO). Ein Unternehmen, das ChatGPT, Copilot oder ein anderes Tool beruflich einsetzt, ist in der Regel Betreiber; die Pflichten unterscheiden sich vom Anbieter, der das System entwickelt oder in Verkehr bringt.

Mehr dazu: KI-Verordnung: Welche Pflichten haben Unternehmen, die KI nur einsetzen?

Datenminimierung

Datenminimierung bedeutet, dass personenbezogene Daten dem Zweck angemessen, erheblich und auf das notwendige Maß beschränkt sein müssen (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO). Für Prompts heißt das: Nur eingeben, was die Aufgabe wirklich braucht, und alles andere weglassen oder ersetzen.

Mehr dazu: Daten für ChatGPT pseudonymisieren: Schritt für Schritt mit Beispiel

Datenresidenz

Datenresidenz bedeutet, dass Inhalte in einer bestimmten Region gespeichert werden, etwa in der EU. Sie sagt nicht, dass jeder Verarbeitungsschritt in dieser Region stattfindet; OpenAI nennt sie nur für berechtigte Kunden bestimmter Tarife, und bei Microsoft gilt die EU Data Boundary mit Ausnahmen.

Mehr dazu: ChatGPT, Copilot, Claude und Gemini im Datenschutz-Vergleich: Tarife, AVV, Training, Datenstandort

Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)

Die Datenschutz-Folgenabschätzung ist eine vorab durchzuführende Bewertung der Risiken einer Verarbeitung, die voraussichtlich ein hohes Risiko für Betroffene mit sich bringt, insbesondere bei neuen Technologien (Art. 35 DSGVO). Die Datenschutzkonferenz hält sie beim Einsatz von KI vielfach für erforderlich.

Mehr dazu: DSFA für KI-Tools: Wann sie nötig ist, wie Sie vorgehen und wie eine Gliederung aussieht

Drittlandtransfer

Ein Drittlandtransfer ist die Übermittlung personenbezogener Daten in ein Land außerhalb der EU und des EWR. Er ist nur zulässig, wenn die Bedingungen von Kapitel V der DSGVO (Art. 44 ff.) erfüllt sind, sodass das Schutzniveau nicht untergraben wird, etwa durch einen Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Schutzvorkehrungen. Bei US-Anbietern spielt das praktisch eine Rolle.

Mehr dazu: ChatGPT DSGVO-konform nutzen: Was geht, was nicht

Hochrisiko-KI-System

Ein Hochrisiko-KI-System ist ein KI-System, das die KI-Verordnung strenger regelt, etwa weil es in einem Bereich nach Anhang III eingesetzt wird (Art. 6 Abs. 2 KI-VO; Ausnahmen regelt Art. 6 Abs. 3); dazu zählt der Bereich Beschäftigung mit Systemen zur Auswahl von Bewerbenden. Betreiber haben dann Pflichten nach Art. 26 KI-VO, die nach der Verordnung (EU) 2026/1744 ab dem 2. Dezember 2027 gelten.

Mehr dazu: KI im Recruiting: Bewerberdaten und Datenschutz

Informationspflichten

Informationspflichten verpflichten den Verantwortlichen, Betroffene über die Verarbeitung zu unterrichten, unter anderem über Zwecke, Rechtsgrundlage, Empfänger und Speicherdauer (Art. 13 und 14 DSGVO). Art. 13 gilt, wenn Daten bei der betroffenen Person erhoben werden, Art. 14, wenn sie aus anderer Quelle stammen. Ein eingesetzter KI-Anbieter kann als Empfänger zu nennen sein.

Mehr dazu: KI im Recruiting: Bewerberdaten und Datenschutz

KI-Kompetenz (Art. 4 KI-VO)

KI-Kompetenz sind Fähigkeiten, Kenntnisse und Verständnis, die einen informierten Einsatz von KI-Systemen und ein Bewusstsein für Chancen und Risiken ermöglichen (Art. 3 Nr. 56 KI-VO). Nach Art. 4 KI-VO in der durch die Verordnung (EU) 2026/1744 geänderten Fassung müssen Anbieter und Betreiber Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten und anderer Personen zu fördern, die in ihrem Auftrag mit KI arbeiten; die Pflicht gilt seit dem 2. Februar 2025.

Mehr dazu: KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO: Was Unternehmen tun müssen

KI-Verordnung (AI Act)

Die KI-Verordnung ist die Verordnung (EU) 2024/1689, die Pflichten für Anbieter und Betreiber von KI-Systemen nach Risikoklassen regelt. Sie gilt seit dem 2. August 2026 grundsätzlich allgemein; die Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III gelten nach der Verordnung (EU) 2026/1744 erst ab dem 2. Dezember 2027. Die DSGVO bleibt daneben anwendbar.

Mehr dazu: KI-Verordnung: Welche Pflichten haben Unternehmen, die KI nur einsetzen?

personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Identifizierbar ist eine Person auch dann, wenn sie nur indirekt erkennbar ist, etwa über eine Kennnummer oder eine Kombination von Merkmalen. Auch Eingaben in ein KI-Tool sind personenbezogen, sobald sie eine solche Person betreffen.

Mehr dazu: Kundendaten in ChatGPT eingeben: Was ist erlaubt?

PII

PII steht für „personally identifiable information“ und meint personenbezogene Informationen, vor allem im US-Sprachgebrauch. Der Begriff stammt aus dem US-Recht und ist nicht deckungsgleich mit „personenbezogene Daten“ nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO; in Datenschutz-Werkzeugen steht er meist für Namen, Adressen, Kontonummern und Kennnummern.

Mehr dazu: Daten für ChatGPT pseudonymisieren: Schritt für Schritt mit Beispiel

Prompt

Ein Prompt ist die Eingabe an ein KI-System, also Frage, Anweisung und mitgegebener Text oder hochgeladene Datei. Enthält er personenbezogene Daten, ist seine Übermittlung an den Anbieter eine Verarbeitung nach der DSGVO.

Mehr dazu: Daten für ChatGPT pseudonymisieren: Schritt für Schritt mit Beispiel

Pseudonymisierung

Pseudonymisierung ist die Verarbeitung personenbezogener Daten so, dass sie ohne zusätzliche Informationen keiner bestimmten Person mehr zugeordnet werden können, wobei diese Informationen getrennt aufbewahrt und technisch und organisatorisch geschützt werden (Art. 4 Nr. 5 DSGVO). Pseudonymisierte Daten bleiben personenbezogen, wenn sie mit den zusätzlichen Informationen einer Person zugeordnet werden könnten (Erwägungsgrund 26).

Mehr dazu: Pseudonymisierung und Anonymisierung: der Unterschied, mit Beispielen und EuGH-Urteil

Quasi-Identifikator

Ein Quasi-Identifikator ist eine Angabe, die allein keinen Namen enthält, aber zusammen mit anderen Angaben eine Person erkennbar machen kann, zum Beispiel Datum, Ort, Betrag, Alter oder eine seltene Funktion. Deshalb genügt es beim Pseudonymisieren nicht, nur Namen zu ersetzen.

Mehr dazu: Daten für ChatGPT pseudonymisieren: Schritt für Schritt mit Beispiel

Re-Identifizierung

Re-Identifizierung ist die Zuordnung pseudonymisierter oder scheinbar anonymer Daten zu einer Person, etwa mit der Zuordnungstabelle oder durch Kombination von Angaben aus dem Text und aus anderen Quellen. Ob sie mit vernünftigerweise einsetzbaren Mitteln möglich ist, ist nach Erwägungsgrund 26 maßgeblich dafür, ob eine Person als identifizierbar gilt und die Daten damit nicht anonym sind.

Mehr dazu: Pseudonymisierung und Anonymisierung: der Unterschied, mit Beispielen und EuGH-Urteil

Rechtsgrundlage

Eine Rechtsgrundlage ist die in Art. 6 Abs. 1 DSGVO genannte Voraussetzung, ohne die personenbezogene Daten nicht verarbeitet werden dürfen: Einwilligung, Vertrag, rechtliche Verpflichtung, lebenswichtige Interessen, öffentliches Interesse oder berechtigtes Interesse. Nach der Datenschutzkonferenz braucht jeder Verarbeitungsschritt mit personenbezogenen Daten in einer KI-Anwendung eine Rechtsgrundlage.

Mehr dazu: Kundendaten in ChatGPT eingeben: Was ist erlaubt?

Schatten-KI

Schatten-KI ist die Nutzung von KI-Tools durch Beschäftigte ohne Wissen oder Freigabe des Unternehmens, etwa mit einem privaten Konto. Sie ist ein Risiko, weil Daten in Tarifen landen können, für die das Unternehmen keinen Vertrag und keine Kontrolle hat.

Mehr dazu: Schatten-KI im Unternehmen erkennen und eindämmen

Schlüssel / Zuordnungstabelle

Der Schlüssel oder die Zuordnungstabelle ist die getrennt aufbewahrte Liste, die Platzhalter oder Pseudonyme wieder dem Klartext zuordnet. Sie entspricht den „zusätzlichen Informationen“ in Art. 4 Nr. 5 DSGVO. Wer sie besitzt, kann die Pseudonymisierung umkehren und verarbeitet deshalb weiterhin personenbezogene Daten.

Mehr dazu: Daten für ChatGPT pseudonymisieren: Schritt für Schritt mit Beispiel

Schwärzen

Schwärzen heißt, Inhalte so aus einem Dokument zu entfernen, dass sie nicht rekonstruiert werden können. Ein über den Text gelegter schwarzer Balken genügt nicht, weil der Text in der Datei bleibt; auch Metadaten, Kommentare, Formularfelder und der Dateiname sind zu prüfen. Das unterscheidet sich vom Pseudonymisieren, bei dem Angaben ersetzt werden, damit die KI mit dem Text arbeiten kann.

Mehr dazu: PDF anonymisieren: wirklich schwärzen statt überdecken

Sprachmodell (LLM)

Ein Sprachmodell (Large Language Model, LLM) ist ein KI-Modell, das auf großen Textmengen trainiert wurde und Texte erzeugt, indem es zu einer Eingabe wahrscheinliche Fortsetzungen berechnet. Chat-Assistenten wie ChatGPT, Claude, Gemini und Copilot beruhen auf solchen Modellen.

Mehr dazu: ChatGPT, Copilot, Claude und Gemini im Datenschutz-Vergleich: Tarife, AVV, Training, Datenstandort

Standardvertragsklauseln

Standardvertragsklauseln sind von der Europäischen Kommission angenommene Standarddatenschutzklauseln, die als geeignete Schutzvorkehrung für eine Übermittlung in ein Drittland dienen können (Art. 46 DSGVO). Sie kommen ohne Angemessenheitsbeschluss in Betracht und sind bei manchen Anbietern Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags. Je nach Zielland kann zusätzlich eine Prüfung der dortigen Rechtslage nötig sein.

Mehr dazu: AVV für ChatGPT und andere KI-Tools: Wer bekommt ihn, was steht drin, was bleibt offen

technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Technische und organisatorische Maßnahmen sind die Vorkehrungen, mit denen Verantwortliche und Auftragsverarbeiter ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau herstellen, etwa Pseudonymisierung und Verschlüsselung (Art. 32 Abs. 1 DSGVO) sowie datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25). Das Schwärzen von Dokumenten ordnet der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz grundsätzlich ebenfalls als solche Maßnahme ein.

Mehr dazu: PDF anonymisieren: wirklich schwärzen statt überdecken

Training mit Nutzerdaten

Training mit Nutzerdaten heißt, dass ein Anbieter Eingaben und Ausgaben seiner Kunden nutzt, um seine Modelle zu verbessern. Bei Verbrauchertarifen ist das häufig voreingestellt oder einstellbar, bei Geschäftstarifen laut den Angaben von OpenAI und Anthropic standardmäßig ausgeschlossen; Tarife und Bedingungen ändern sich, prüfen Sie die aktuelle Seite des Anbieters.

Mehr dazu: ChatGPT DSGVO-konform nutzen: Was geht, was nicht

Unterauftragsverarbeiter

Ein Unterauftragsverarbeiter ist ein weiterer Auftragsverarbeiter, den der Auftragsverarbeiter für bestimmte Verarbeitungstätigkeiten einsetzt. Dafür braucht er die vorherige gesonderte oder allgemeine schriftliche Genehmigung des Verantwortlichen; der erste Auftragsverarbeiter haftet weiter gegenüber dem Verantwortlichen (Art. 28 Abs. 2 und 4 DSGVO).

Mehr dazu: AVV für ChatGPT und andere KI-Tools: Wer bekommt ihn, was steht drin, was bleibt offen

Verantwortlicher

Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, Behörde oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet (Art. 4 Nr. 7 DSGVO). Ein Unternehmen, das Mitarbeitende KI-Tools nutzen lässt, bleibt für die Daten in den Prompts verantwortlich.

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Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist die schriftliche Übersicht über Zwecke, Datenkategorien, Empfänger, Drittlandübermittlungen, Löschfristen und Sicherheitsmaßnahmen, die Verantwortliche führen müssen (Art. 30 DSGVO). Die Ausnahme für Betriebe unter 250 Beschäftigten gilt nicht, wenn die Verarbeitung nicht nur gelegentlich erfolgt, ein Risiko birgt oder besondere Kategorien betrifft. Wird ein KI-Tool für Verarbeitungen mit Personenbezug eingesetzt, sollte die Verarbeitung im Verzeichnis erfasst sein.

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Zweckbindung

Zweckbindung bedeutet, dass personenbezogene Daten nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben und nicht in einer damit unvereinbaren Weise weiterverarbeitet werden dürfen (Art. 5 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Daten, die für eine Aufgabe erhoben wurden, dürfen deshalb nicht ohne Weiteres für ein anderes KI-Vorhaben verwendet werden; ob der neue Zweck mit dem ursprünglichen vereinbar ist, ist vorher zu prüfen.