Google Gemini und Datenschutz: Gemini in Workspace gegenüber der Gemini-App für Privatkonten

Was ist der Unterschied zwischen der Gemini-App und Gemini in Workspace?

Es sind unterschiedliche Datenschutzlagen, abhängig davon, mit welchem Konto Sie Gemini nutzen. Mit einem privaten Google-Konto gelten die Verbraucherregeln der Gemini-Apps. Mit einem Workspace-Konto steht Gemini nach Googles Privacy Hub unter der Workspace-Vereinbarung Ihrer Organisation, einschließlich des Cloud Data Processing Addendum (CDPA).^[1] Googles eigene Hilfeseite weist zudem darauf hin, dass für Arbeits- oder Schulkonten andere Bedingungen für die Datenverarbeitung gelten können.^[2]

Was gilt für die Gemini-App mit privatem Konto?

Hier gilt: Google lässt eine Auswahl der Chats von Menschen prüfen. Die geprüften Chats bleiben bis zu drei Jahre gespeichert und werden dabei vom Konto getrennt.^[2] Wer die Einstellung „Aktivität speichern“ (Keep Activity) ausschaltet, dessen künftige Chats erscheinen nach Googles Angaben nicht in der Aktivität und werden nicht zum Training genutzt. Temporäre Chats und Chats bei ausgeschalteter Aktivitätsspeicherung bewahrt Google 72 Stunden auf, um zu antworten und die Dienste zu schützen. Die automatische Löschung der Aktivität steht standardmäßig auf 18 Monaten; wählbar sind 3 oder 36 Monate oder unbegrenzt.^[2]

Zum Training schreibt Google: Bei eingeschalteter Aktivitätsspeicherung dienen Aktivitäten auch dem Training generativer Modelle; temporäre Chats werden nicht zum Training genutzt.^[2] Google rät außerdem, keine vertraulichen Informationen einzugeben, die eine prüfende Person nicht sehen soll.^[2]

Die Datenschutzkonferenz empfiehlt Arbeitgebern, Dienstkonten bereitzustellen; Beschäftigte sollen nicht auf private Konten oder Geräte ausweichen müssen.^[3] Wie sich private Nutzung im Alltag zeigt, behandelt der Ratgeber Schatten-KI im Unternehmen.

Was sagt Google zu Gemini in Google Workspace?

Google beschreibt in seinem Privacy Hub für Workspace: Nutzerprompts gelten als Kundendaten unter dem Cloud Data Processing Addendum. Google nutzt Kundendaten nicht ohne vorherige Erlaubnis oder Anweisung des Kunden zum Training von Modellen. Rückmeldungen (Feedback) werden nicht zum Training der generativen Modelle genutzt, die Workspace-Dienste unterstützen. Inhalte werden außerhalb der eigenen Domain weder von Menschen geprüft noch zum Training genutzt.^[1]

Zum Vertrag steht dort: Die Gemini-App und Gemini Notebook stehen unter der Workspace-Vereinbarung der Organisation einschließlich des CDPA, und Google greift auf Kundendaten nur nach Anweisung des Kunden zu, wie im CDPA festgelegt.^[1] Für die Auftragsverarbeitung verlangt Art. 28 DSGVO unter anderem, dass der Auftragsverarbeiter nur auf dokumentierte Weisung verarbeitet.^[6] Ob das CDPA alle Punkte des Art. 28 abdeckt, prüfen Sie selbst; der Text des CDPA wurde für diese Seite nicht ausgewertet.

Welche Editionen sind betroffen?

Google schreibt, der Privacy Hub gelte nur, wenn Sie Gemini mit einer qualifizierenden Edition nutzen; Gemini for Education sowie Gemini Notebook mit Workspace for Education sind ausgenommen. Die Gemini-App ist laut Seite ein Kerndienst der meisten Workspace-Editionen, und Admins können in unterstützten Editionen Gemini-Funktionen und die Seitenleiste ein- oder ausschalten.^[1] Welche Edition Sie haben und ob sie qualifiziert, steht in Ihrem Workspace-Vertrag, nicht auf dieser Seite.

Admin-Steuerung und Aufbewahrung

Nach dem Privacy Hub steuern Admins den Verlauf der Organisation; der Zugriff auf die Gemini-App ist standardmäßig eingeschaltet und lässt sich abschalten. Admins können außerdem steuern, ob Nutzende in der Gemini-App auf die Workspace-Anbindung zugreifen dürfen, und Audit-Protokolle zur Gemini-Nutzung einsehen.^[1] Die Aufbewahrung der Gemini-App legen Admins auf 3, 18 oder 36 Monate fest (Standard 18 Monate). Für Prompts und Antworten in Workspace-Anwendungen nennt Google 90 Tage bis unbegrenzt, nach Festlegung der Admins.^[1] Entscheiden Sie diese Fristen bewusst und leiten Sie sie aus Ihrem Löschkonzept ab, statt den Standard stehen zu lassen.

Datenstandort

Auf der geprüften Privacy-Hub-Seite finden sich keine Angaben zu Regionen für Gemini in Workspace oder die Gemini-App. Für Gemini Notebook steht dort ausdrücklich, dass die Einstellungen der Organisation zu Dateifreigabe und Datenregion für Daten in Gemini Notebook nicht gelten; beim Hochladen von Drive-Dateien entsteht eine Kopie, die bei den Notebook-Daten liegt.^[1] Wenn der Datenstandort für Sie wichtig ist, fragen Sie Google schriftlich und dokumentieren Sie die Antwort. Dieselbe Frage stellt sich bei den anderen Anbietern; der Überblick steht im Datenschutz-Vergleich der KI-Assistenten.

Wo landen die Daten bei Gemini, und was davon können Sie kontrollieren?

Nach dem Absenden sehen Sie nicht, wo ein Prompt verarbeitet, kopiert oder gespeichert wird. Sie haben Googles Seiten und Ihren Vertrag, und die beschreiben Grenzen. In Workspace nennt der Privacy Hub für Gemini keine Regionswahl; bei Gemini Notebook gelten die Einstellungen der Organisation zur Datenregion ausdrücklich nicht, und beim Hochladen einer Drive-Datei entsteht eine Kopie^[1]. In der Verbraucher-App liest ein Teil der Chats menschliches Prüfpersonal, die geprüften Chats liegen bis zu drei Jahre^[2]. Ein Auftragsverarbeiter darf zudem unter Bedingungen weitere Auftragsverarbeiter einsetzen (Art. 28 Abs. 2 und 4 DSGVO)^[6]; Sie haben es mit einer Kette zu tun. Gesendetes lässt sich nicht zurückholen: Das Ausschalten der Aktivitätsspeicherung oder eine kürzere Aufbewahrung wirken auf künftige Chats.

Die Stelle, die Sie selbst steuern, ist der Prompt. Was die Aufgabe nicht braucht, bleibt draußen, oder wird vor dem Senden durch Pseudonyme ersetzt; das folgt aus der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO)^[7]. Das verringert, was offenliegt, und ersetzt weder Vertrag noch Rechtsgrundlage noch Ihre Prüfung. Ainym ist eine Browser-Erweiterung in geschlossener Beta, die personenbezogene Daten auf Ihrem Gerät erkennt; Sie bestätigen jeden Treffer vor dem Senden. Mehr dazu in Wo landen Ihre Daten bei KI-Anbietern, und was können Sie kontrollieren?

Reicht Workspace aus, um Gemini im Unternehmen zu nutzen?

Workspace schafft die vertragliche Ausgangslage, ersetzt aber die eigene Prüfung nicht. Drei Fragen bleiben bei Ihnen.

• Rechtsgrundlage. Nach der Datenschutzkonferenz braucht jeder Verarbeitungsschritt mit personenbezogenen Daten in einer KI-Anwendung eine Rechtsgrundlage.^[3] Der Landesbeauftragte Baden-Württemberg beschreibt ein „Doppeltürmodell“: Anbieter und Nutzer brauchen jeweils eine eigene.^[4]
• Datenminimierung. Was die Aufgabe nicht braucht, gehört nicht in den Prompt. Die Datenschutzkonferenz weist darauf hin, dass das bloße Entfernen von Namen und Adressen regelmäßig nicht reicht, weil der Kontext weiter identifizieren kann.^[3] Wie Sie Prompts pseudonymisieren, steht in Daten für ChatGPT pseudonymisieren; die Methode gilt für Gemini genauso.
• Anbindung an Ihre Daten. Gemini kann nach Aktivierung der Workspace-Anbindung Inhalte aus Gmail, Drive, Kalender und Chat abrufen; laut Google nur solche, auf die die Nutzenden Zugriff haben.^[1] Was die Assistenz dort sehen kann, hängt also von den Rechten in Ihrem Workspace ab. Prüfen Sie die Freigaben, bevor Sie die Anbindung einschalten.

Hinzu kommen die Fragen, die bei jedem KI-Werkzeug gelten: Information der Betroffenen, bei Bedarf eine Datenschutz-Folgenabschätzung und die Beteiligung des Betriebsrats. Die Datenschutzkonferenz hält die Folgenabschätzung bei KI-Einsatz für vielfach erforderlich.^[3] Ein Berufsgeheimnis nach § 203 StGB verlangt zusätzliche Vorkehrungen, die ein Vertrag mit dem Anbieter nicht von selbst erfüllt.

Was sollte ein Unternehmen mit Gemini jetzt tun?

1. Kontotyp klären. Wer nutzt Gemini heute mit welchem Konto? Privatkonten für Betriebsdaten ausschließen und stattdessen Workspace-Konten bereitstellen.^[3] Verantwortlich: IT, Geschäftsleitung.
2. Edition und Vertrag prüfen. Qualifiziert Ihre Edition für den Privacy Hub? Das CDPA mit Datum ablegen und gegen Art. 28 DSGVO prüfen.^[1][6] Verantwortlich: Datenschutz.
3. Admin-Einstellungen festlegen. Gemini-Funktionen und Gemini-App-Zugriff nach Bedarf ein- oder ausschalten, Aufbewahrungsfrist wählen, über die Workspace-Anbindung in Gemini entscheiden, Audit-Protokolle nutzen.^[1] Verantwortlich: Workspace-Admin.
4. Datenstandort anfragen. Schriftlich nachfragen, wo Ihre Gemini-Daten verarbeitet werden, und die Antwort ablegen. Verantwortlich: Datenschutz.
5. Regeln schreiben. Welche Daten dürfen in Prompts, welche nicht, wer prüft Ergebnisse? Eine Vorlage bietet die KI-Richtlinie als Muster. Die Hamburger Aufsicht nennt in ihrer Checkliste interne Regeln, Schulung und die Prüfung der Ergebnisse.^[5] Verantwortlich: Geschäftsleitung, Datenschutz.
6. Dokumentieren und informieren. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und Datenschutzhinweise anpassen; mit dem Betriebsrat sprechen. Verantwortlich: Datenschutz.

Was ist die häufigste Lücke in der Praxis?

Das Nebeneinander von Workspace-Konto und privatem Konto. Ein Beschäftigter ist im Browser mit seinem privaten Google-Konto angemeldet, öffnet die Gemini-App und fügt eine Kundenmail ein. Es gelten dann nach dem genutzten Konto die Bedingungen der Verbraucher-App, nicht Ihr Workspace-Vertrag. Googles Hilfeseite sagt selbst, dass für Arbeits- oder Schulkonten andere Bedingungen gelten können als für private Konten.^[2] Schließen Sie die Lücke mit einer klaren Regel, Schulung und dem Angebot eines nutzbaren Workspace-Zugangs. Technische Sperren lassen sich ergänzen; ob und wie das möglich ist, hängt von Ihrer Umgebung ab.

Zum Schluss ein Wort zur Quellenlage: Die Angaben stammen von Googles eigenen Seiten und sind Herstellerangaben, keine unabhängige Prüfung der technischen Umsetzung. Der Text ist allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Lesen Sie die verlinkten Seiten am Tag Ihrer Entscheidung, denn Anbieterbedingungen ändern sich oft. Ein Gesamtbild mit ChatGPT, Copilot und Claude finden Sie im Vergleich; für Microsofts Angebot gibt es den Ratgeber Microsoft Copilot und Datenschutz und für OpenAI ChatGPT DSGVO-konform nutzen.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Er ersetzt nicht die Prüfung Ihres Einzelfalls durch Ihre Datenschutzbeauftragte, Ihren Datenschutzbeauftragten oder eine Rechtsberatung. Stand: 13. November 2026.