KI in der Steuerkanzlei: Mandantendaten schützen

Dürfen Mandantendaten in KI-Werkzeuge eingegeben werden?

Nach der FAQ der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) „KI im steuerberatenden Berufsstand“, Stand 27. Oktober 2026, in der Regel nicht in öffentliche KI-Dienste. Vertrauliche Mandantendaten dürfen an KI-Anbieter nur weitergegeben werden, wenn diese rechtlich und vertraglich zur Geheimhaltung verpflichtet sind^[1]. Bei öffentlichen Diensten wie ChatGPT gehen die Eingaben dagegen an einen Anbieter, möglicherweise in den USA, ohne spezielle Geheimhaltungsvereinbarung. Ohne ausreichende vertragliche Absicherung liegt darin nach der FAQ ein Verstoß gegen die Verschwiegenheit.

Dieser Leitfaden fasst die Rechtslage und die FAQ zusammen, zeigt, welche Aufgaben ohne Mandantendaten gelingen, und gibt eine Checkliste für die Kanzlei. Er beschreibt, was Gesetz und Kammer sagen. Er sagt nicht, dass eine bestimmte Nutzung zulässig ist. Die parallele Rechtslage für Anwältinnen und Anwälte stellt der Leitfaden KI in der Kanzlei ausführlich dar.

Was regeln § 203 StGB und § 62a StBerG?

§ 203 Abs. 1 StGB bestraft, wer unbefugt ein fremdes Geheimnis offenbart, das ihm als Steuerberater, Steuerbevollmächtigter oder in einem anderen genannten Beruf anvertraut oder sonst bekannt geworden ist. Die Strafe ist Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe, bei Handeln gegen Entgelt oder mit Bereicherungs- oder Schädigungsabsicht bis zu zwei Jahre (Abs. 6). Geschützt sind ausdrücklich auch Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse^[3]. Deshalb schützt die Vorschrift Daten von Unternehmen, die die DSGVO nicht erfasst. Das betont auch die BStBK^[1].

Abs. 3 erlaubt, Geheimnisse den bei Ihnen berufsmäßig tätigen Gehilfen zugänglich zu machen und gegenüber sonstigen Personen zu offenbaren, die an Ihrer beruflichen Tätigkeit mitwirken, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist. Nach Abs. 4 ist strafbar, wer als Berufsgeheimnisträger nicht dafür Sorge trägt, dass eine solche sonstige mitwirkende Person zur Geheimhaltung verpflichtet wurde, wenn diese dann ein Geheimnis unbefugt offenbart^[3].

§ 62a StBerG konkretisiert das für Steuerberatende. Er ist wie § 43e BRAO aufgebaut^[2][8]:

• Abs. 1: Dienstleistern darf der Zugang zu geheimhaltungspflichtigen Tatsachen nur eröffnet werden, soweit das für die Dienstleistung erforderlich ist.
• Abs. 2 und 3: sorgfältige Auswahl; Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, Begrenzung der Kenntnisnahme auf das Erforderliche und Regelung zu weiteren Personen, die in Textform zu verpflichten sind. Die Zusammenarbeit ist unverzüglich zu beenden, wenn die Einhaltung der Vorgaben nicht gewährleistet ist.
• Abs. 4: Bei Leistungen im Ausland nur, wenn dort ein dem Inland vergleichbarer Schutz der Geheimnisse besteht, es sei denn, der Schutz gebietet dies nicht.
• Abs. 5: Dient die Dienstleistung unmittelbar einem einzelnen Mandat, darf der Zugang nur mit Einwilligung des Mandanten eröffnet werden.
• Abs. 6: Die Anforderungen aus Abs. 2 und 3 gelten auch bei Einwilligung, es sei denn, der Mandant verzichtet ausdrücklich darauf.
• Abs. 8: Die Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten bleiben unberührt.

Die DSGVO tritt also neben die berufsrechtliche Regel. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO^[4] beantwortet nur die Datenschutzfrage; die Anforderungen des § 62a Abs. 3 StBerG müssen zusätzlich erfüllt sein. Mehr zu dieser Trennung im Leitfaden AVV für ChatGPT und andere KI-Tools.

Was sagt die BStBK-FAQ genau?

Wir fassen die FAQ (Stand 27. Oktober 2026) so zusammen, wie wir sie gelesen haben^[1]:

• Vertrauliche Mandantendaten dürfen an KI-Anbieter nur weitergegeben werden, wenn diese rechtlich und vertraglich zur Geheimhaltung verpflichtet sind.
• Öffentliche KI-Dienste wie ChatGPT leiten Eingaben an einen Anbieter, etwa in den USA, „ohne spezielle Geheimhaltungsvereinbarung“. Ohne ausreichende vertragliche Absicherung verstößt das gegen die Verschwiegenheit.
• Daher gilt als Regel: keine personenbezogenen Daten, keine Mandantendaten und keine internen Informationen in öffentliche KI-Systeme.
• Offen sei, ob die Ausnahme des § 62a Abs. 5 StBerG (Einwilligung des Mandanten) auch für die Nutzung von ChatGPT in einem einzelnen Mandat greife. Deshalb empfiehlt die FAQ, die Einwilligung des Mandanten vorher einzuholen. Andernfalls sei zu anonymisieren oder zu pseudonymisieren, und es sei sicherzustellen, dass keine Seite eines hochgeladenen Dokuments noch Name, Anschrift oder Steuernummer zeigt.
• § 203 StGB schützt auch Daten nicht natürlicher Personen, anders als die DSGVO.

Das ist keine Aufzählung der Rechtslage, sondern die Position der Kammer. Lesen Sie die FAQ im Original und prüfen Sie, ob es eine neuere Fassung gibt.

Welche zwei Wege nennt die FAQ?

Einwilligung vorab. Wer Mandatsinformationen in ein Werkzeug gibt, holt vorher die Einwilligung der Mandantin oder des Mandanten ein und dokumentiert sie. Beachten Sie § 62a Abs. 6 StBerG: Eine Einwilligung entbindet nicht von sorgfältiger Auswahl und vom Vertrag nach Abs. 3, wenn der Mandant nicht ausdrücklich auf diese Anforderungen verzichtet^[2]. Die Einwilligung ist also keine Abkürzung.

Anonymisieren oder Pseudonymisieren. Wer keine Einwilligung hat oder einholen will, ersetzt erkennbare Angaben vor der Eingabe. Die FAQ nennt ausdrücklich, dass keine Seite eines Dokuments noch Name, Anschrift oder Steuernummer zeigen darf^[1]. Das ist ein Minimum. Auch Beträge, Daten, Branche, Firmenform oder Ort können einen Mandanten erkennbar machen; die Datenschutzkonferenz hält das Entfernen von Namen und Adressen regelmäßig nicht für ausreichend^[5].

Welche Aufgaben gelingen ohne Mandantendaten?

Wie sehen Prompts mit Platzhaltern aus?

Beschreiben Sie die Aufgabe, nicht den Mandanten. Füllen Sie die Platzhalter in Ihrem eigenen System, nicht im KI-Werkzeug.

Den Entwurf prüfen Sie fachlich vollständig, bevor Sie ihn verwenden, und ergänzen die Mandatsangaben danach selbst. Die Verantwortung für das Ergebnis bleibt in Ihrer Kanzlei. Wenn Sie Texte häufiger pseudonymisieren wollen, beschreibt der Leitfaden Daten für ChatGPT pseudonymisieren ein Vorgehen mit Beispiel. Ein Werkzeug wie die Browser-Erweiterung Ainym kann dabei Treffer anzeigen, die Sie bestätigen; eine automatische Erkennung findet nicht alles, deshalb bleibt die Kontrolle vor dem Absenden nötig.

Wo landen die Daten, und was davon können Sie kontrollieren?

Nach dem Absenden sehen Sie nicht, wo ein Anbieter eine Eingabe verarbeitet, kopiert oder speichert. Sie haben die Dokumentation des Anbieters und den Vertrag, und deren Zusagen haben dokumentierte Ausnahmen. Ein Beispiel aus dem Microsoft-Umfeld: Die EU Data Boundary gilt nach Microsofts Beschreibung nicht für Websuchanfragen, die an Bing gehen und für die Microsoft als eigenständig Verantwortlicher auftritt.^[10] In Microsoft 365 Copilot sind Modelle von Anthropic derzeit von der EU Data Boundary ausgenommen.^[11] Hinzu kommt, dass ein Auftragsverarbeiter nach Art. 28 Abs. 2 und 4 DSGVO weitere Auftragsverarbeiter einsetzen darf; Sie haben es mit einer Kette zu tun.^[4] Was einmal gesendet wurde, lässt sich nicht zurückholen, und das gilt für Mandantengeheimnisse besonders.

Die Prüfungen weiter oben ersetzt das nicht, und es beantwortet nicht, ob ein Einsatz zulässig ist. Mit eigenen Mitteln steuern Sie nur, was Ihr Gerät verlässt: weniger senden und identifizierende Angaben weglassen, wie es der Grundsatz der Datenminimierung beschreibt.^[12] Automatische Erkennung findet nicht alles; die Kontrolle vor dem Absenden bleibt bei Ihnen. Zusagen und Ausnahmen der Anbieter im Überblick: Wo landen Ihre Daten bei KI-Anbietern?

Was gilt daneben für Konten, Mitarbeitende und Datenschutz?

Das Berufsgeheimnis ersetzt die datenschutzrechtliche Prüfung nicht. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt, dass Arbeitgeber Dienstgeräte und Dienstkonten bereitstellen und Beschäftigte nicht auf private Konten ausweichen müssen; Kontonamen sollen keine Namen einzelner Beschäftigter enthalten, sondern funktionale Adressen^[5]. Der Hamburger Datenschutzbeauftragte rät ebenfalls zu Geschäftskonten, zu starker Authentifizierung, zum Abschalten des Chatverlaufs bei geteilten Konten und dazu, Ergebnisse zu überprüfen^[6]. Beides sind Aufsichtsmeinungen, keine Gesetze; sie zeigen, welche Erwartungen die Behörden formulieren.

Für Ihre Mitarbeitenden gilt: Wer bei Ihnen berufsmäßig tätig ist, kann nach § 203 Abs. 3 Satz 1 StGB zu den Gehilfen gehören, denen Geheimnisse zugänglich gemacht werden dürfen^[3]. Das hilft Ihnen aber nur bei Menschen in Ihrer Kanzlei. Ein externer KI-Anbieter ist keiner von ihnen, deshalb greift dafür die Dienstleisterregel des § 62a StBerG. Schulen Sie Ihr Team also nicht nur im Umgang mit dem Werkzeug, sondern in dieser Unterscheidung: Was in der Kanzlei bleibt, ist etwas anderes als das, was in ein Werkzeug eines Dritten gelangt. Die Pflicht zur Förderung der KI-Kompetenz beschreibt der Leitfaden KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO.

Checkliste für die Steuerkanzlei

Die DSGVO-Seite behandelt der Leitfaden KI im Unternehmen einführen; der Hamburger Datenschutzbeauftragte hat zudem eine Checkliste zum Einsatz LLM-basierter Chatbots veröffentlicht^[6]. Nächster praktischer Schritt: Lesen Sie die BStBK-FAQ im Original und legen Sie fest, welche zwei Aufgaben Ihre Kanzlei zuerst ohne Mandatsbezug mit KI erledigt.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Er ersetzt nicht die Prüfung Ihres Einzelfalls durch Ihre Datenschutzbeauftragte, Ihren Datenschutzbeauftragten oder eine Rechtsberatung. Stand: 13. November 2026.