# Ainym

> Ainym is a browser extension for teams that work with AI chats. It detects personal data on the user's own device, replaces it with pseudonyms before anything is sent and puts the real details back into the answer.

Ainym is in closed beta with pilot teams. The method is pseudonymisation, not anonymisation: pseudonymised data remains personal data under the GDPR, and no automatic detector finds everything, so the user reviews every match before sending. The guides below are general information, not legal advice. German is the primary language; English versions exist for most guides.

## Product

- [Ainym – KI im Unternehmen nutzen, Daten schützen](https://ainym.de/): Ainym ersetzt personenbezogene Daten direkt im Browser durch Pseudonyme, bevor etwas an ChatGPT, Claude, Copilot oder Gemini geht, und setzt sie in der Antwort wieder ein.
- [Ainym – Use AI at work without exposing personal data](https://ainym.de/en): Ainym replaces personal data with pseudonyms right in the browser before anything reaches ChatGPT, Claude, Copilot or Gemini, and restores it in the answer.

## Ratgeber (Deutsch)

- [KI im Unternehmen einführen: Datenschutz-Checkliste in zehn Schritten](https://ainym.de/ratgeber/ki-im-unternehmen-datenschutz.md): Zehn Schritte von der Bestandsaufnahme bis zur DSFA: Rollen, AVV, Betriebsrat, Richtlinie, Schulung. Mit Checkliste zum Abhaken.
- [ChatGPT DSGVO-konform nutzen: Was geht, was nicht](https://ainym.de/ratgeber/chatgpt-dsgvo-konform-nutzen.md): Free, Plus, Business, Enterprise, API: Welcher Tarif erlaubt personenbezogene Daten? Tabelle, AVV-Hinweise, Checkliste. Stand November 2026.
- [Wo landen meine Daten, wenn ich ChatGPT, Copilot, Claude oder Gemini nutze?](https://ainym.de/ratgeber/wo-landen-ki-daten.md): Der Weg einer Eingabe Station für Station, was Anbieter zusagen, wo die Zusage endet und was Sie selbst kontrollieren. Mit Tabelle und Quellen.
- [Kundendaten in ChatGPT eingeben: Was ist erlaubt?](https://ainym.de/ratgeber/kundendaten-in-chatgpt-eingeben.md): Darf ich Namen, Mails und Verträge in ChatGPT kopieren? Entscheidungsregel nach Datenart, Tarif und Rechtsgrundlage, mit Beispiel.
- [Daten für ChatGPT pseudonymisieren: Schritt für Schritt mit Beispiel](https://ainym.de/ratgeber/daten-fuer-chatgpt-pseudonymisieren.md): Namen, IBAN und Adressen vor dem Prompt ersetzen und in der Antwort zurücktauschen: Methode, Platzhaltertabelle, Beispiel und Prüfliste.
- [KI-Richtlinie für Unternehmen: Muster zum Kopieren](https://ainym.de/ratgeber/ki-richtlinie-muster.md): KI-Nutzungsrichtlinie auf zwei Seiten zum Kopieren: Freigabeliste, Datenklassen mit Beispielen, Betriebsrat-Hinweis, Bezug zu Art. 4 KI-VO.
- [Pseudonymisierung und Anonymisierung: der Unterschied, mit Beispielen und EuGH-Urteil](https://ainym.de/ratgeber/pseudonymisierung-anonymisierung-unterschied.md): Was nach DSGVO gilt, was der EuGH in C-413/23 P sagt und was das für KI-Prompts heißt: Vergleichstabelle und drei Beispiele.
- [Schatten-KI im Unternehmen erkennen und eindämmen](https://ainym.de/ratgeber/schatten-ki.md): Was Schatten-KI ist, was Bitkom dazu misst, warum Verbote scheitern, wo Überwachung rechtlich endet, plus 30-Tage-Plan mit Verantwortlichen.
- [ChatGPT, Copilot, Claude und Gemini im Datenschutz-Vergleich: Tarife, AVV, Training, Datenstandort](https://ainym.de/ratgeber/ki-assistenten-datenschutz-vergleich.md): Vier KI-Assistenten, getrennt nach Verbraucher- und Geschäftstarifen: Training, AVV, Datenstandort, Besonderheiten. Mit Quellen und Stand-Datum.
- [Microsoft Copilot und Datenschutz: Was gilt, wo die Grenzen liegen und was vor dem Rollout zu tun ist](https://ainym.de/ratgeber/microsoft-copilot-datenschutz.md): Microsoft 365 Copilot, Copilot Chat und privates Copilot im Vergleich, EU Data Boundary mit Ausnahmen, Berechtigungen aufräumen, Checkliste.
- [Claude und Datenschutz im Unternehmen: Free, Pro und Max gegenüber Team, Enterprise und API](https://ainym.de/ratgeber/claude-datenschutz.md): Claude im Betrieb: Trainingswahl seit 28. August 2025, fünf Jahre Aufbewahrung, DPA in den Commercial Terms, Datenstandort, Regeln für Firmen.
- [AVV für ChatGPT und andere KI-Tools: Wer bekommt ihn, was steht drin, was bleibt offen](https://ainym.de/ratgeber/avv-chatgpt.md): Auftragsverarbeitung bei KI-Tools: Tabelle nach Anbieter und Tarif, Prüfliste nach Art. 28 DSGVO und was ein AVV nicht regelt. Stand November 2026.
- [DSFA für KI-Tools: Wann sie nötig ist, wie Sie vorgehen und wie eine Gliederung aussieht](https://ainym.de/ratgeber/dsfa-ki.md): Datenschutz-Folgenabschätzung bei ChatGPT, Copilot und Co.: Auslöser-Tabelle, Vorgehen in Schritten, Gliederung mit Mustertexten. Stand November 2026.
- [KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO: Was Unternehmen tun müssen](https://ainym.de/ratgeber/ki-kompetenz-artikel-4.md): Was Art. 4 KI-VO nach der Verordnung (EU) 2026/1744 verlangt, für wen er gilt, was als Nachweis taugt, plus Schulungsplan nach Rollen.
- [KI-Verordnung: Welche Pflichten haben Unternehmen, die KI nur einsetzen?](https://ainym.de/ratgeber/ki-verordnung-pflichten-unternehmen.md): Pflichten nach der KI-Verordnung für Betreiber: Fristentabelle nach Verordnung (EU) 2026/1744, Chat-Assistenten, HR als Hochrisiko, Bußgelder.
- [KI in der Kanzlei: Berufsgeheimnis, § 203 StGB und § 43e BRAO](https://ainym.de/ratgeber/ki-kanzlei-berufsgeheimnis.md): Was Anwältinnen und Anwälte bei ChatGPT & Co. beachten müssen: zwei Prüfebenen, Aufgabentabelle, Prompt-Beispiele ohne Mandantendaten.
- [KI in der Steuerkanzlei: Mandantendaten schützen](https://ainym.de/ratgeber/ki-steuerberater-mandantendaten.md): § 62a StBerG, § 203 StGB und die BStBK-FAQ: Was Steuerberatende bei ChatGPT & Co. beachten müssen, mit Prompts ohne Personenbezug und Checkliste.
- [KI im Recruiting: Bewerberdaten und Datenschutz](https://ainym.de/ratgeber/ki-recruiting-bewerberdaten.md): Lebenslauf in ChatGPT? Tabelle mit unkritischen und heiklen KI-Einsätzen, Art. 22 DSGVO, AI Act Anhang III mit Fristen und Prompts ohne Bewerberdaten.
- [KI in der Arztpraxis: Gesundheitsdaten, Art. 9 DSGVO und Schweigepflicht](https://ainym.de/ratgeber/ki-arztpraxis-gesundheitsdaten.md): Art. 9 DSGVO und § 203 StGB bei ChatGPT & Co.: was Gesundheitsdaten sind, welche Aufgaben ohne Patientenbezug gehen, mit Tabelle und Checkliste.
- [PDF anonymisieren: wirklich schwärzen statt überdecken](https://ainym.de/ratgeber/pdf-anonymisieren.md): Schwarze Balken reichen nicht: Text, Metadaten und Kommentare bleiben. So prüfen Sie ein geschwärztes PDF; Schwärzen oder Pseudonymisieren für KI.
- [ChatGPT anonymisieren: fünf Ansätze im Vergleich, mit Kaufcheckliste und Selbsttest](https://ainym.de/ratgeber/chatgpt-anonymisieren-tools.md): Platzhalter, Presidio, Gateway, Browser-Erweiterung, DLP: Ansätze nach Kriterien verglichen, mit Checkliste und einem Test mit zehn Sätzen.
- [Google Gemini und Datenschutz: Gemini in Workspace gegenüber der Gemini-App für Privatkonten](https://ainym.de/ratgeber/gemini-datenschutz.md): Gemini im Betrieb: Vergleichstabelle Verbraucher-App und Workspace, Human Review, Aufbewahrung, Admin-Einstellungen, Checkliste für Unternehmen.
- [ChatGPT-Alternativen aus Europa und lokale Modelle: Was sich für den Datenschutz ändert und was nicht](https://ainym.de/ratgeber/chatgpt-alternativen-europa.md): Europäischer Anbieter, US-Modell in der EU-Cloud oder lokales Modell: Vergleichstabelle der drei Wege, offene Fragen und Checkliste für Firmen.
- [KI und Betriebsrat: Unterrichtung, Beratung, Mitbestimmung und Betriebsvereinbarung](https://ainym.de/ratgeber/ki-betriebsrat-mitbestimmung.md): Welche Rechte hat der Betriebsrat bei ChatGPT und Copilot? Vier Vorschriften des BetrVG, Tabelle nach Vorhaben und Gliederung einer Betriebsvereinbarung.
- [Personenbezogene Daten versehentlich in ChatGPT eingegeben: was jetzt zu tun ist](https://ainym.de/ratgeber/personenbezogene-daten-in-chatgpt-eingegeben.md): Kunden- oder Mitarbeiterdaten in ChatGPT eingegeben? Sofortmaßnahmen, Prüfung der Meldepflicht nach Art. 33 DSGVO und eine Vorlage für den Vermerk.
- [KI-Protokolle und Transkription von Besprechungen: Datenschutz, § 201 StGB und Hinweistexte](https://ainym.de/ratgeber/ki-meeting-protokoll-datenschutz.md): Meeting mit KI protokollieren: § 201 StGB, Rechtsgrundlage, Art. 13 DSGVO, Tabelle nach Situation, Ansage-Text für den Start und Checkliste.
- [Verträge mit KI prüfen: was datenschutzrechtlich gilt](https://ainym.de/ratgeber/vertraege-mit-ki-pruefen-datenschutz.md): Verträge mit ChatGPT oder Claude prüfen lassen: Tarif, Rechtsgrundlage, Dateiupload, Beispielklausel vor und nach dem Ersetzen, Prompts, Checkliste.
- [KI in der Personalabteilung: Arbeitszeugnis, Abmahnung und Mitarbeiterdaten](https://ainym.de/ratgeber/ki-personalabteilung-mitarbeiterdaten.md): Arbeitszeugnis in ChatGPT? Tabelle typischer HR-Aufgaben, § 26 BDSG, Gesundheitsdaten, Art. 22 DSGVO, KI-Verordnung und ein Prompt vorher und nachher.
- [KI im Kundenservice: Kunden-E-Mails mit einem Assistenten beantworten und Chatbots einsetzen](https://ainym.de/ratgeber/ki-kundenservice-datenschutz.md): Zwei Fälle getrennt: Assistent für Antwortentwürfe und Chatbot für Kunden. Mit Beispiel vor/nach Pseudonymisierung, Aufgabentabelle, Checkliste.
- [Glossar: KI und Datenschutz](https://ainym.de/glossar.md): Begriffe von Pseudonymisierung bis KI-Verordnung einfach erklärt, mit Artikelnummern aus DSGVO und AI Act und Links zu den passenden Ratgebern.

## Guides (English)

- [Use AI at work without leaking company or personal data: 12 rules](https://ainym.de/en/guides/use-ai-at-work-without-leaking-data.md): Twelve rules for prompts, uploads and accounts, a never-paste list, a mask-first table by data type and a dated note on training defaults.
- [Is ChatGPT GDPR compliant? Plans, DPA and what is left to do](https://ainym.de/en/guides/is-chatgpt-gdpr-compliant.md): It depends on plan, data and legal basis. Per-plan table (training, DPA, residency), what remains after the DPA, US transfers, EU checklist.
- [Where does your data go when you use ChatGPT, Copilot, Claude or Gemini?](https://ainym.de/en/guides/where-does-ai-chat-data-go.md): Where ChatGPT, Copilot, Claude and Gemini data is processed and stored, what providers commit to, where it ends, and what you control. Dated table.
- [Pseudonymisation vs anonymisation under the GDPR: differences, examples and the CJEU ruling](https://ainym.de/en/guides/pseudonymisation-vs-anonymisation.md): Plain-English comparison with Art. 4(5), Recital 26 and the CJEU ruling C-413/23 P, three examples and what it means for AI prompts.
- [How to anonymise data before ChatGPT (and why you are really pseudonymising)](https://ainym.de/en/guides/anonymise-data-before-chatgpt.md): Replace names, IBANs and addresses before the prompt and restore them in the answer: method, mapping table, worked example, checklist.
- [AI acceptable use policy template for EU companies](https://ainym.de/en/guides/ai-acceptable-use-policy-template.md): Copy-ready AI acceptable use policy with approved tools, data classes with examples, works council note and the link to AI literacy under Article 4 AI Act.
- [Shadow AI: detect, reduce and replace unsanctioned use](https://ainym.de/en/guides/shadow-ai.md): What shadow AI is, what German survey data says, why bans alone fail, where monitoring staff ends, and a 30-day plan with an owner for each step.
- [ChatGPT, Microsoft Copilot, Claude and Gemini: privacy for business use compared](https://ainym.de/en/guides/ai-assistants-privacy-compared.md): One dated table: training defaults, DPA, data location and quirks of four AI assistants, consumer vs business tiers, and how to choose.
- [PII masking tools for AI chats: five approaches compared, with a buyer's checklist and a ten-sentence test](https://ainym.de/en/guides/pii-masking-tools-for-ai-chats.md): Manual placeholders, Presidio, gateway, browser extension, DLP compared by criteria, with a buyer's checklist and a ten-sentence test.
- [PII redaction for LLM prompts: methods, limits and how to measure them](https://ainym.de/en/guides/pii-redaction-for-llm-prompts.md): Pattern rules, NER, placeholders vs surrogates, gateways and on-device masking compared, plus a recipe to measure recall and what redaction cannot fix.
- [Microsoft Copilot and the GDPR: what applies, where the limits are and what to do before rollout](https://ainym.de/en/guides/microsoft-copilot-gdpr.md): Microsoft 365 Copilot, Copilot Chat and consumer Copilot compared, EU Data Boundary and its two exceptions, oversharing, pre-rollout checklist.
- [Claude and the GDPR: Free, Pro and Max compared with Team, Enterprise and the API](https://ainym.de/en/guides/claude-gdpr.md): Claude at work: the training choice since 28 August 2025, five-year retention, the DPA in the Commercial Terms, residency options, a company checklist.
- [EU AI Act: what duties do companies have that only use AI?](https://ainym.de/en/guides/eu-ai-act-obligations-for-deployers.md): AI Act duties for deployers: timeline after Regulation (EU) 2026/1744, AI literacy, chat assistants, HR as high-risk, fines, GDPR alongside.
- [DPIA for AI tools: when Article 35 GDPR applies, how to do one and what an outline looks like](https://ainym.de/en/guides/dpia-for-ai-tools.md): DPIA for ChatGPT, Copilot and similar tools: trigger table, six-step procedure, outline with sample wording. Checked November 2026.
- [Pasted personal data into ChatGPT by mistake: what to do now](https://ainym.de/en/guides/pasted-personal-data-into-chatgpt.md): Customer or staff data pasted into ChatGPT? First-hour steps, how a breach is assessed under Article 33 GDPR, and an incident note template.
- [Glossary: AI and data protection](https://ainym.de/en/glossary.md): AI and data protection terms from pseudonymisation to the AI Act, explained in short definitions with GDPR and AI Act article numbers and links to guides.

## Optional

- [All guides as one text file](https://ainym.de/llms-full.txt): every guide in both languages